審核員如何把握ISO14001:2004的新要求

    ISO 14001：2004標(biāo)準(zhǔn)（以下簡稱新版標(biāo)準(zhǔn)）于2004年11月15日發(fā)布后，國際認(rèn)可論壇（IAF）為了適應(yīng)認(rèn)證審核的需要，在與國際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）協(xié)商的基礎(chǔ)上，在（IAF GD4：2004 IAF：關(guān)于獲得認(rèn)可的認(rèn)證從ISO14001：1996到ISO 14001：2004的轉(zhuǎn)換計(jì)劃》中規(guī)定：到2006年5月15日，所有基于ISO 14001：1996標(biāo)準(zhǔn)而頒發(fā)的證書將全部失效，新證書將全部基于新版標(biāo)準(zhǔn)。IAF還規(guī)定了兩個(gè)階段的轉(zhuǎn)化期：第一階段為準(zhǔn)備期，時(shí)間為新版標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后6個(gè)月，組織可以自己決定采用新版標(biāo)準(zhǔn)或舊版標(biāo)準(zhǔn)。準(zhǔn)備期也便于各個(gè)國家的標(biāo)準(zhǔn)組織將這個(gè)國際標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化為采用本國語言的國家標(biāo)準(zhǔn)。第二階段為轉(zhuǎn)換實(shí)施期，時(shí)間為準(zhǔn)備期后的12個(gè)月，這期間所有的認(rèn)證審核都要采用新版標(biāo)準(zhǔn)。對認(rèn)證組織而言，這個(gè)階段主要是通過正常的監(jiān)督審核確定組織對新版標(biāo)準(zhǔn)的符合性。中國認(rèn)證機(jī)構(gòu)國家認(rèn)可委員會(huì)（CNAB）也在《CNAB—AG 32：2005：認(rèn)證機(jī)構(gòu)實(shí)施依據(jù)新版GB／Y 24001國家標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)境管理體系認(rèn)證的轉(zhuǎn)換指南》有類似規(guī)定。
    2005年5月15日后的審核基于新版標(biāo)準(zhǔn)。對于開展認(rèn)證審核的審核員，在新版標(biāo)準(zhǔn)的理解和審核把握上必須適度，否則要么對標(biāo)準(zhǔn)要求沒有充分覆蓋，要么對組織提出超出標(biāo)準(zhǔn)的要求，都不符合審核的原則。本文旨在探討審核員如何把握新版標(biāo)準(zhǔn)有變化的要求，對于標(biāo)準(zhǔn)原有要求不再涉及。
    一、文件要求
    基于ISO   14001：1996的審核有一條不成文的規(guī)定，即凡是標(biāo)準(zhǔn)提出要有程序的地方，如果組織沒有相應(yīng)的程序文件，可以開出不符合。現(xiàn)在，必須糾正這種認(rèn)識(shí)了。新版標(biāo)準(zhǔn)及其資料性附錄A.4.4指出，文件不一定以手冊的方式存在。
    新版標(biāo)準(zhǔn)對文件的要求可能對于有些審核員來說，覺得非常難以理解，有的認(rèn)為無法審了。這樣的擔(dān)心是多余的。通觀新版標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，并沒有弱化對文件的
    要求；新版標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的方面都體現(xiàn)在4.4.4中，為了與ISO 9001：2000接軌，雖然新版標(biāo)準(zhǔn)文字量增加了不少，但實(shí)質(zhì)要求增加不多，真正增加的是對體系范圍文件化的要求。
    對于審核員來說，不用擔(dān)心審核時(shí)看不到程序文件，因?yàn)樵谛掳鏄?biāo)準(zhǔn)A.4.4中說明了如何考慮是否將程序形成文件，其中列舉了將程序文件化的種種益處。當(dāng)組織沒有任何程序文件時(shí)，面對審核將承擔(dān)巨大風(fēng)險(xiǎn)。審核員需要更加關(guān)注組織是否將體系范圍文件化，而不能再要求程序必須文件化了。
    二、幾點(diǎn)值得注意的變化
    1.法律法規(guī)要求：新版標(biāo)準(zhǔn)要求組織必須識(shí)別法律法規(guī)如何適用于組織，并增加了專門的條款要求組織識(shí)別法律法規(guī)的符合性。顯然，新版標(biāo)準(zhǔn)對法律法規(guī)的符合性更加重視了，審核員應(yīng)高度重視組織對法律法規(guī)符合性承諾的實(shí)踐情況。
    2.“環(huán)境績效”的定義從關(guān)注管理體系轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)注組織對其環(huán)境因素的管理，真正體現(xiàn)了引言中明確的標(biāo)準(zhǔn)的總目的：“支持環(huán)境保護(hù)和污染預(yù)防，協(xié)調(diào)它們與社會(huì)和經(jīng)濟(jì)需求的關(guān)系。”審核員在考察環(huán)境績效方面應(yīng)更加關(guān)注組織對環(huán)境因素的實(shí)際控制效果。
    3.審核的過程方法：新版標(biāo)準(zhǔn)在引言“圖l——本國際標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)境管理體系模式”的注中，特別增加了以下內(nèi)容：“許多組織通過由過程組成的體系以及過程之間的相互作用對運(yùn)行進(jìn)行管理，這種方式稱為‘過程方法’。GB/T 19001——2000提倡使用過程方法。由于PDCA可以應(yīng)用于所有的過程，因此這兩種方式可以看作是兼容的。”這就是說，新版標(biāo)準(zhǔn)鼓勵(lì)組織采用過程方法建立、實(shí)施和保持環(huán)境管理體系。從過程的定義和環(huán)境因素的定義看，環(huán)境因素本身就是過程，而環(huán)境因素是環(huán)境管理體系的核心，管理體系就是圍繞環(huán)境因素展開的。
    標(biāo)準(zhǔn)鼓勵(lì)組織采用過程方法建立、實(shí)施和保持環(huán)境管理體系，審核員也應(yīng)該相應(yīng)地采用過程方法審核。筆者呼吁，過程方法應(yīng)該貫穿于整個(gè)審核過程中?，F(xiàn)在，認(rèn)證行業(yè)普遍強(qiáng)調(diào)增值審核，按照過程方法進(jìn)行審核是增值審核的必由之徑。
    三、標(biāo)準(zhǔn)條款審核的變化
    4.1條款。要求組織確定環(huán)境管理體系的范圍并將其文件化，審核員必須查看組織文件化的管理體系范圍，明確哪些活動(dòng)、服務(wù)和產(chǎn)品包含在范圍內(nèi)。一般來說，這種文件化的范圍應(yīng)在組織的環(huán)境管理體系手冊（如果有）中作出規(guī)定。審核員應(yīng)考察組織建立的體系是否包含標(biāo)準(zhǔn)的所有要素并有效運(yùn)行，審核結(jié)論應(yīng)在對整個(gè)體系進(jìn)行全面審核后作出。
    4.2條款。方針必須傳達(dá)到所有為組織或代表組織工作的人員。審核員應(yīng)關(guān)注這種傳達(dá)是否充分有效，是否傳達(dá)到了組織員工以外的人員，如承包方、分承包方、臨時(shí)雇員等。同時(shí)，亡注意這種傳達(dá)可以只傳達(dá)相關(guān)內(nèi)容，或采用多種形式傳達(dá)而不是方針的文本，審核員不可機(jī)械要求．組織必須傳達(dá)方針文本。
    4.3.1條款。審核員要確定組織是否有文件化的環(huán)境因素信息，環(huán)境因素識(shí)別程序是否覆蓋已規(guī)劃的或新的開發(fā)，新的或修改的活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)。本條款的另一個(gè)變化是將識(shí)別“可望對其施加影響的環(huán)境因素”改為組織“能夠施加影響的環(huán)境因素”。由于變化太細(xì)微，其真正涵義并不確切，組織也很難區(qū)別。筆者認(rèn)為，審核員只要把握組織是否識(shí)別可以施加影響的環(huán)境因素即可。
    4.3.2條款。審核員應(yīng)考察組織是否識(shí)別了與其環(huán)境因素相關(guān)的所有的法律法規(guī)要求和獲取途徑，而不僅包括直接適用的環(huán)境法律法規(guī)，如一些與環(huán)境因素相關(guān)的安全方面的法律法規(guī)。組織要確定法律法規(guī)和其他要求如何適用于他們的環(huán)境因素，即確定法律法規(guī)要求和其他要求與環(huán)境因素之間的關(guān)聯(lián)性。如果組織只是獲取了一些法律法規(guī)文本，但未明確文本的哪些內(nèi)容適用于組織的哪些環(huán)境因素，在審核中不能接受。
    審核員還要考察組織在建立、實(shí)施和保持環(huán)境管理體系時(shí)，以及建立方針、目標(biāo)和指標(biāo)、識(shí)別重大環(huán)境因素時(shí)，是否考慮法律法規(guī)和其他要求。
    4.3.3條款。包含1996版標(biāo)準(zhǔn)4.3.3和4.3.4的要求，要求識(shí)別已規(guī)劃的或新的開發(fā)，新的或修改的活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)中的環(huán)境因素要求放在4.3.1中。
    審核員要考察組織確定的目標(biāo)指標(biāo)在可行時(shí)是否可測量，是否與方針中持續(xù)改進(jìn)的承諾相一致。審核員如果發(fā)現(xiàn)組織的目標(biāo)指標(biāo)長期不變，需考察不變的原因，無正當(dāng)理由應(yīng)認(rèn)為不符合。
    4.4.1條款。審核員應(yīng)考察組織提供的資源是否包括基礎(chǔ)設(shè)施，特別是對于那些必須有相應(yīng)的環(huán)境設(shè)施才能實(shí)現(xiàn)對環(huán)境因素進(jìn)行有效控制的場合。
     組織要“確保資源的可得性”而不是“提供資源”。這意味著組織需要證明有應(yīng)急計(jì)劃用于保證合格的人員可以滿足體系具體崗位的要求。新版標(biāo)準(zhǔn)將“提供”一詞改為“確保”，這一點(diǎn)對于人員流動(dòng)性大的組織尤為重要。審核員不僅要考察組織資源的滿足情況，還要關(guān)注組織對潛在資源需求的滿足能力。
    審核員應(yīng)考察管理者代表向最高管理者匯報(bào)的內(nèi)容是否包括改進(jìn)的建議。
     4.4.2條款。組織不僅要保證內(nèi)部員工的能力，還要保證為其或代表其工作的人員的能力。審核員要注意考察非組織內(nèi)部員工是否具有相應(yīng)的能力。
    確保人員滿足要求的手段不僅是培訓(xùn)，也可以采取其他措施，如招聘等。審核員不能要求組織必須通過培訓(xùn)保證人員的能力。
    審核員要查看組織是否保持記錄用于證明可能引發(fā)重大環(huán)境影響的人員的能力（基于教育、培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)）。審核員應(yīng)了解組織是否已對所有為其或代表其工作的人員引發(fā)重大環(huán)境影響的可能性及相應(yīng)的能力需要進(jìn)行了適當(dāng)?shù)脑u估。
    4.4.3條款。審核員應(yīng)考察組織是否已決定就其重大環(huán)境因素對外溝通，并查看其文件化的決定。如果組織決定對外溝通，審核員應(yīng)進(jìn)一步了解組織是否已建立和實(shí)施對外溝通的方法。
    4.4.4條款。審核員應(yīng)考察組織是否具有體系范圍的描述、文件和記錄，用于確保有效地策劃、運(yùn)行和控制與重大環(huán)境因素有關(guān)的過程文件和記錄。
    4.4.5條款。審核員應(yīng)查看外來文件，如許可證是如何識(shí)別的，其分發(fā)是如何控制的。
    組織是否進(jìn)行了文件評審并在必要時(shí)進(jìn)行了修訂，修訂后是否經(jīng)過再批準(zhǔn)。新版標(biāo)準(zhǔn)沒有現(xiàn)定評審要定期進(jìn)行。
    組織的文件變化及版次變更是否以“顯示修訂”、“文件修訂表”等方式加以識(shí)別。
    4.4.6條款?；緹o變化。
    4.4.7條款。審核員應(yīng)考查組織是否已確定對應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)程序進(jìn)行定期評審，是否按程序要求進(jìn)行了定期評審。
    4.5.1條款。由于標(biāo)準(zhǔn)不再強(qiáng)調(diào)必須要有“以文件支持”的程序，審核員不能對是否有程序文件提出要求，而應(yīng)考查組織是否
保留了監(jiān)視績效和適用的運(yùn)行控制的文件化信息。
審核員應(yīng)檢查組織是否對測量設(shè)備進(jìn)行了校準(zhǔn)或驗(yàn)證。
    4.5.2二條款。4.5.2.1是對法律法規(guī)的符合性檢查，與4.5.1一樣，也不強(qiáng)制要求有程序文件，但要求建立、實(shí)施、保持一個(gè)或多個(gè)程序，并需要保留定期評價(jià)法律法規(guī)符合性的結(jié)果的記錄。沒有強(qiáng)調(diào)必須是環(huán)境法律法規(guī)，只要是適用的法律法規(guī)即可，這與4.3.2的修改相呼應(yīng)，如存在與組織重大環(huán)境因素相關(guān)的安全法律法規(guī)，也要評價(jià)其符合性。
    4.5.2.2條款。要求組織對應(yīng)遵守的其他要求進(jìn)行符合性檢查，與法律法規(guī)的符合性檢查類似，組織可以結(jié)合與法律法規(guī)的符合性檢查進(jìn)行。審核員首先應(yīng)識(shí)別組織有哪些應(yīng)遵守的其他要求，然后看組織是否進(jìn)行了符合性的檢查。同樣要求組織對檢查的結(jié)果形成記錄。
    審核員如果發(fā)現(xiàn)組織沒有開展法律法規(guī)及其他要求的符合性檢查，應(yīng)開出不符合項(xiàng)。
    4.5.3條款。審核員應(yīng)注意把握組織識(shí)別、處理不符合和潛在不符合及評估采取的措施的有效性，全面考察組織滿足標(biāo)準(zhǔn)的情況。
    4.5.4條款。標(biāo)準(zhǔn)不再在本條款中指出具體要保留的培訓(xùn)、內(nèi)審和管理評審的記錄，這些要求分別在各自條款中有要求。審核員要注意識(shí)別組織建立和保留這些記錄的職責(zé)分別屬于哪些部門，并在相應(yīng)部門中注意考察。標(biāo)準(zhǔn)不再要求有確定的記錄保留期限規(guī)定，審核員應(yīng)注意不能再強(qiáng)制要求組織規(guī)定記錄保留的時(shí)間。
    4.5.5條款。審核員應(yīng)考查組織有無策劃內(nèi)部審核方案，這是
組織容易忽略的。審核員可參考ISO 19011標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)審核方案的內(nèi)容。
    審核員應(yīng)注意標(biāo)準(zhǔn)不再要求定期進(jìn)行審核，而是按計(jì)劃的時(shí)間間隔開展審核。審核員可以依照組織內(nèi)審程序中規(guī)定的審核頻率考察組織確定的時(shí)間間隔。
    審核員要注意組織的內(nèi)審程序不僅要規(guī)定“實(shí)施”和“報(bào)告”的職責(zé)和要求，還應(yīng)該考慮“策劃”和“保持記錄”的職責(zé)和要求，不僅要對內(nèi)審的范圍、頻率和方法作出規(guī)定，對內(nèi)審準(zhǔn)則也應(yīng)作出規(guī)定。
    審核員應(yīng)注意考察組織如何保證參與審核的內(nèi)審員的能力和公正性。對于中小組織而言，審核的獨(dú)立性可以通過內(nèi)審員獨(dú)立于被審核活動(dòng)體現(xiàn)，審核員不能強(qiáng)制要求組織的內(nèi)審員不準(zhǔn)審核自己部門的工作。
    4.6條款。審核員應(yīng)考查組織是否按計(jì)劃的時(shí)間進(jìn)行管理評審。
    審核員應(yīng)考查組織管理評審的輸入輸出是否包括標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的全部內(nèi)容，因?yàn)?996版標(biāo)準(zhǔn)對管理評審的規(guī)定沒有使用輸人輸出的概念，也沒有規(guī)定評審輸入輸出的具體內(nèi)容。
審核員應(yīng)注意組織有無評審體系改進(jìn)的機(jī)會(huì)，這是標(biāo)準(zhǔn)的新要求。
    審核員應(yīng)注意標(biāo)準(zhǔn)對管理評審的記錄要求只是針對管理評審的結(jié)果，而不是1996版標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的整個(gè)管理評審過程。
雖然新版標(biāo)準(zhǔn)的變化不大，但審核員需要深刻領(lǐng)會(huì)這些變化，并把握得恰如其分，從而在審核中充分體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的要求，避免出現(xiàn)不必要的尷尬。

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