分析審核記錄中存在的問題，表現(xiàn)是多種多樣的，無法—一表述，但其中有共性的主要問題可歸納為如下幾個方面。

        一、記錄內(nèi)容偏離標準條款要求
        審核記錄的內(nèi)容應(yīng)當是被審核的標準條款要求取證的內(nèi)容，但是有時發(fā)現(xiàn)記錄內(nèi)容與審核條款要求有明顯偏離，其原因常常是審核員對標準條款的理解有偏離。
        例如：過程的監(jiān)視和測量以（8.2.3）的審核記錄，記錄的是產(chǎn)品生產(chǎn)過程中產(chǎn)品過程檢測的內(nèi)
容，明顯表明審核員對標準的理解錯誤，混淆了過程的監(jiān)視和測量（8.2.3）和產(chǎn)品的監(jiān)視和測量（8.2.4）兩條款的區(qū)別。
        又如：產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃（7.1）條款的審核記錄中，只記有“生產(chǎn)任務(wù)是按合同由生產(chǎn)科按月下達”等，而沒有明確回答標準要求的四項策劃要求，看不出是否進行了策劃，更看不出策劃是否滿足標準要求。標準規(guī)定8.2.2和8.2.4條款的實施是根據(jù)7.1條款“產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃”結(jié)果進行的，7.1條款運行不到位，8.2.3和8.2.4條款的審核也缺少依據(jù)，造成重要的審核內(nèi)容落空。
        再如：生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制（7.5.1）的審核記錄，只簡單地繪了一個生產(chǎn)流程圖，而無條款要求的六項內(nèi)容。一個流程圖不能表明生產(chǎn)過程是否在受控狀態(tài)下進行，不能表明工藝文件是否齊全，設(shè)備是否完好，生產(chǎn)過程中的監(jiān)視和測量是否正常進行等各方面的情況。
        上述記錄無法為認證決定提供依據(jù)，是不符合要求的。

         二、記錄有事實無判斷
收集審核證據(jù)后，應(yīng)對照審核準則進行評價、判斷，得出是否符合標準要求的結(jié)論。有的審核記錄雖然記有大量事實，但對事實是否符合標準要求卻無判斷，無結(jié)論。
        例如：監(jiān)視和測量裝置的控制（7.6）的審核，記錄中有抽查計量器具臺帳的情況，檢查計量儀器周期檢定的情況，還記有多種儀器的名稱、數(shù)量等，但沒有這些計量儀器的種類和精度是否能滿足產(chǎn)品檢驗要求的記載。這就造成7.6的審核結(jié)果是否滿足標準要求無依據(jù)。
        又如，對過程設(shè)備的審核，雖然記錄了大量的設(shè)備臺帳、設(shè)備維修年度計劃、月度計劃、維修記錄等情況，但這些生產(chǎn)設(shè)備的設(shè)置，以及它們的生產(chǎn)能力、加工精度是否能滿足產(chǎn)品的需要，記錄中沒有記載。這就使63b）的審核不能滿足要求，企業(yè)的設(shè)備管理是否達到標準要求無結(jié)論。

        三、記錄有判斷但無事實
        ?？吹接械挠涗浿杏忻鞔_的“符合要求”的結(jié)論，但無事實依據(jù)。
        例如：管理評審（5.6）的審核，記錄內(nèi)容是“管理評審內(nèi)容符合要求，詳見企業(yè)管理評審記錄?！边@種記錄無法作為認證決定的依據(jù)。因為看不到管理評審的輸人輸出內(nèi)容，無法判斷管理評審是否符合標準要求。“詳見管理評審記錄”這種話更是讓人無奈，管理評審記錄在受審核方，怎么去“詳見”
        又如，產(chǎn)品的監(jiān)視和測量（8.2.4）的審核，記錄內(nèi)容是“查閱了出廠檢驗記錄，產(chǎn)品符合要求?！碑a(chǎn)品符合什么要求，出廠檢驗標準是什么，檢驗了多少項目，檢驗的數(shù)據(jù)如何，檢驗報告是否有產(chǎn)品檢驗員簽字，檢驗員是否有出廠檢驗的資格等都需要有清楚的記載，沒有這些記錄，無法判定產(chǎn)品的監(jiān)視和測量是否符合標準的要求。

        四、記錄中復(fù)印件過多
        在審核過程中，收集到的審核證據(jù)有時抄寫很不方便，復(fù)印后作為記錄的附件是可以的。但有的審核記錄中附有大量復(fù)印件，甚至復(fù)印件頁數(shù)大大超過手寫記錄的頁數(shù)。
        復(fù)印件是一種事實原件，復(fù)印件本身不能表明是否符合標準要求，不加解釋不加引用說明的復(fù)印件是不能作為審核證據(jù)的。如審核中復(fù)印了不少產(chǎn)品出廠檢驗報告，但報告中只有檢測結(jié)果，無出廠標準值。    這種報告不能作為產(chǎn)品出廠合格的證據(jù)，必須同時附有出廠檢驗標準才能給出判斷。
        有的審核員還收集了本不應(yīng)收集的復(fù)印件。例如：把企業(yè)獲得CCC認證證書的檢驗報告（有的十幾頁、幾十頁，多的可達L百頁）全部復(fù)印后附在審核記錄中，這是很不合適的。質(zhì)量管理體系認證只檢驗企業(yè)是否有CCC證書就夠了，至于企業(yè)如何獲得CCC證書，不是質(zhì)量管理體系認證的檢查范圍。

        五、字跡潦草；不負責任
        審核記錄不是為審核員自己個人留用的記錄，它是存檔給別人看的Q審核時邊審邊記，這要求記錄快一些，字跡有些潦草也是可以理解的。但是有的記錄，字跡不是一般的潦草，而是龍飛鳳舞，有時幾個人一起‘研究”都看不懂，無法辨認。這種看不懂的記錄起不到記錄的作用，無法作為認證決定的依據(jù)。有的審核員對別人看不懂自己的記錄不以為然。他們認為別人看不懂記錄，是別人的問題，而不是自己的問題，這是一種對審核記錄不負責任的態(tài)度。更有甚者，個別審核員有意用潦草無法辨認的“天書”來掩蓋記錄中的問題，免除評審中的檢查，這種態(tài)度就更不好了。
        六．缺少實際內(nèi)容的記錄
        有極個別的審核記錄無具體內(nèi)容，這種記錄從頭到尾都看不出受審核方生產(chǎn)的是什么產(chǎn)品，看不出受審核方的生產(chǎn)過程是什么，看不到認證范圍中描述內(nèi)容的實際過程情況。如7if的審核記錄、8M4的審核記錄都籠統(tǒng)記錄成產(chǎn)品生產(chǎn)、產(chǎn)品檢驗等，無產(chǎn)品名稱、無檢驗標準、無檢驗記錄。這種記錄無法作為認證決定的依據(jù)，是無用的記錄。

        分析上述六個方面的問題，其原因主要是：

        1.審核員不熟悉標準各條款的要求，在現(xiàn)場審核過程中不會正確取證，造成記錄內(nèi)容偏離標準；
        2.審核員專業(yè)知識不足，記錄中有意無意回避實際專業(yè)內(nèi)容，造成記錄中有關(guān)專業(yè)內(nèi)容籠統(tǒng)、空洞，提供不出證據(jù)；
        3審核員語言表達能力、文字書寫能力差，文句不通、詞不達意、輕重不分、主次不明，因而不能清晰、準確地記錄取證的過程及結(jié)果；
        4.工作不負責任、敷衍了事，審核不公正、不嚴格，致使記錄馬虎草率。
        出現(xiàn)上述四方面原因不是偶然的，與目前的審核員管理制度有一定關(guān)系。
        1.審核員的注冊考核只偏重標準條款的內(nèi)容，而對申請注冊人的語文水平、文字水平不考核。審核員的錄用單位也只審查審核員的注冊資格，對語言表達能力。文字書寫能力不考核，這就造成以記錄為主要工作手段的行業(yè)，把關(guān)無門，放任自流，使得少數(shù)語文水平、書寫水平明顯不滿足要求的人員進人了審核員的隊伍。
        2.審核員對標準的學(xué)習(xí)偏重于條款的文字解釋，而對如何以標準條款進行審核取證的能力缺乏培訓(xùn)及考核。這造成少數(shù)審核員只熟悉條款內(nèi)容而不熟悉如何取證。
        3.由于少數(shù)審核員專業(yè)知識明顯不足，審核員的專業(yè)資格與其實際專業(yè)知識水平相差較大，造成審核過程中專業(yè)內(nèi)容的記錄粗糙、淡化、淺薄甚至錯誤。
        4.未將記錄水平列入審核員業(yè)績考核的重要方面。記錄好壞，對審核員的工作開展及晉升無明顯影響，因此少數(shù)審核員忽視審核記錄，不重視提高記錄水平，敷衍了事，錯誤百出，屢錯不改，并不以為然。
為了提高認證審核的可信性，提高審核的可靠性，認證界應(yīng)十分關(guān)注審核記錄的質(zhì)量，認證界應(yīng)形成一種自上而下普遍重視記錄水平，認真作好記錄的優(yōu)良行業(yè)作風(fēng)，形成并保持認真記錄的良好傳統(tǒng)。在審核員注冊、錄用、考核、培訓(xùn)等管理制度的各個環(huán)節(jié)，應(yīng)確保審核員有符合要求的記錄能力，這是認證界必須具備的行業(yè)技能，我們應(yīng)為此而不懈努力。