企業(yè)建立一體化管理體系初探

企業(yè)建立一體化管理體系初探 濟(jì)南鋼鐵集團(tuán)總公司建立并有效運(yùn)行了質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康管理體系，本文結(jié)合濟(jì)鋼“三標(biāo)一體化”的實(shí)踐企業(yè)建立一體化管理體系進(jìn)行初步探討。 1 建立一體化管理體系的可行性分析 1.1 國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織正在積極促成一體化體系的建立 國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織在制公平標(biāo)準(zhǔn)時(shí)有意識(shí)地考慮了各體系間的融合，在IS09000：2000標(biāo)準(zhǔn)的2.11條款中，專(zhuān)門(mén)提到“組織的質(zhì)量目標(biāo)與其綜目標(biāo)，如增長(zhǎng)、資金、利潤(rùn)、環(huán)境和職業(yè)衛(wèi)生與安全等目標(biāo)相輔相成。一個(gè)組織的管理體系的各個(gè)部分，連同質(zhì)量管理體系可以合成一個(gè)整體，從而形成使用共有要素的單一的管理體系。這將有利于策劃、資源配置、確定互補(bǔ)的目標(biāo)并評(píng)價(jià)組織的整體有效性。” 1.2 三個(gè)體系的管理原理和管理思想基本相同 三個(gè)體系標(biāo)準(zhǔn)都以系統(tǒng)論、控制論、信息論的原理和方法為基礎(chǔ)，遵循戴明循環(huán)原理（PDCA循環(huán)）。三個(gè)體系的管理思想非常相擬，都要求遵守法律、法規(guī)，持續(xù)改進(jìn)，全員參與，事前預(yù)防，滿(mǎn)足顧客或社會(huì)、員工和其它相關(guān)方的要求，文件化、系統(tǒng)化的全過(guò)程控制等，從而為“三標(biāo)一體化”奠定了基礎(chǔ)。 1.3 三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的條文內(nèi)容和結(jié)構(gòu)基本相同或相擬 質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)安全健康三個(gè)管理體系對(duì)方針、目標(biāo)、機(jī)構(gòu)與職責(zé)、培訓(xùn)意識(shí)和能力、信息交流、文件資料控制、監(jiān)視和測(cè)理、不符合糾正和預(yù)防、內(nèi)部審核、管理評(píng)審等基本要素的要求相同，體系間具有一定的兼容性。 1.4 體系運(yùn)行過(guò)程和運(yùn)行基礎(chǔ)基本相同 三個(gè)體系均按照策劃、實(shí)施、檢查、處置PDCA模式，在循環(huán)運(yùn)行過(guò)程中實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。三者對(duì)體系內(nèi)審、管理評(píng)審、認(rèn)證審核、監(jiān)督審核時(shí)間周期要求相同，有利于企業(yè)開(kāi)避孕藥聯(lián)合內(nèi)審和聯(lián)合外審。同時(shí)，三個(gè)管理體系在企業(yè)實(shí)際運(yùn)行中均基于同一基層操作，尤其是在規(guī)模較小的企業(yè)或大型企業(yè)的車(chē)間、班組等具體操作導(dǎo)，由相同的單位、相同的人員同時(shí)執(zhí)行三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，生產(chǎn)操作規(guī)程融合了質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康等管理體系要求，三者密不可分，順其自然地袢現(xiàn)了“三標(biāo)一體化”。 因此，三個(gè)管理體系的管理對(duì)象雖然不同，但其均屬于企業(yè)現(xiàn)代化全面管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)，分別從不同的側(cè)面規(guī)范企業(yè)的產(chǎn)品、活動(dòng)和服務(wù)。體系之間彼此互補(bǔ)，完全可以在共同的管理原則及可兼容的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)條款基礎(chǔ)上，兼顧各體系的特殊要求，形成一個(gè)完整、有機(jī)的一體化管理體系。 2 一體化管理體系的實(shí)施步驟 2.1 成立組織，培訓(xùn)人員 以濟(jì)鋼總公司為例，領(lǐng)導(dǎo)把“三標(biāo)一體化”列入職代會(huì)報(bào)告，作為提高企業(yè)管理水平核心活動(dòng)。成立“三標(biāo)一體化”推進(jìn)辦公室，抽調(diào)三個(gè)體系的優(yōu)秀內(nèi)審員組建工作組，為建立一體管理體系提供強(qiáng)有力的人力、物力保障。對(duì)培訓(xùn)工作常抓不懈、貫穿始終，舉辦三個(gè)體系內(nèi)審員培訓(xùn)班，培養(yǎng)“三項(xiàng)全能”的內(nèi)審員隊(duì)伍針對(duì)不同層次的員工加強(qiáng)三標(biāo)宣貫，明確各自職責(zé)，引導(dǎo)全員參與一體化管理體系的建立與運(yùn)行。 2.2 初始班次審，奠定基石 初始評(píng)審是建立一體化管理體系的基礎(chǔ)，主要目的是調(diào)查了解企業(yè)質(zhì)量環(huán)境、職業(yè)安全健康管理現(xiàn)狀，為實(shí)施“三標(biāo)一體化”搜集信息并提供依據(jù)。以產(chǎn)品、活動(dòng)、服務(wù)為基礎(chǔ)，確定與產(chǎn)品有關(guān)級(jí)別；多渠道獲取質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康法律、法規(guī)，并進(jìn)行適用性評(píng)價(jià)；匯總、整理體系文件和現(xiàn)行管理制度，確認(rèn)其是否有效；結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、體系文件要求及企業(yè)管理現(xiàn)狀，編寫(xiě)初始評(píng)審報(bào)告書(shū)，找出三個(gè)體系的共性和結(jié)合點(diǎn)，為“三個(gè)一體化”奠定基礎(chǔ)。 2.3 策劃體系，編寫(xiě)文件 盡管三個(gè)體系相應(yīng)的方針、目標(biāo)、指標(biāo)的具體內(nèi)容不盡相同，但完全可以整合成一個(gè)總的方針、目標(biāo)，反映在《全面管理手冊(cè)》中。對(duì)于不同體系中可兼容的部分，可以在管理手冊(cè)、程序文件及作業(yè)文件中的同一條款或過(guò)程中加以規(guī)定和要求；對(duì)不兼容的部分需要通過(guò)制定專(zhuān)門(mén)的程序文件或作業(yè)文件加以規(guī)定。要編制一體化管理體系組織機(jī)構(gòu)圖和要素職能分配表，使體系各要素所涉及和職能逐一分配到各部門(mén)，確保各要素都能得到各部門(mén)，確保各要素都能得到覆蓋。濟(jì)鋼遵循“寫(xiě)所做，做所寫(xiě)，記所做”的原則編寫(xiě)“三標(biāo)一體化”體系文件，設(shè)置了管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件（A、B類(lèi)）三級(jí)體系文件結(jié)構(gòu)，并統(tǒng)一文件格式和編碼方法。如人力資源、文件控制、記錄管理、內(nèi)部審核、管理評(píng)審等程序完全實(shí)現(xiàn)了三標(biāo)共享，有的文件則需要局部高速或換版。 2.4 同步運(yùn)行，聯(lián)合審核 體系文件一經(jīng)發(fā)布實(shí)施就是企業(yè)的法規(guī)性文件。企業(yè)要通過(guò)執(zhí)行系文件，形成覆蓋體系內(nèi)所有單位、所有要素的運(yùn)行記錄，對(duì)體系的充分性、適宜性、有效性進(jìn)行客觀(guān)驗(yàn)證。按照三個(gè)體系要求，一般一年要進(jìn)行兩次內(nèi)審、一次管理評(píng)審和一次年度監(jiān)督審核。三個(gè)體系的審核程序、審核周期基本相同，在企業(yè)內(nèi)部可以組織一批內(nèi)審員同時(shí)對(duì)三個(gè)體系開(kāi)展聯(lián)合內(nèi)審，最高管理者同時(shí)對(duì)三個(gè)體系組織管理評(píng)定審。聘請(qǐng)一家有“三標(biāo)”資歷質(zhì)的審核機(jī)構(gòu)，同時(shí)對(duì)三個(gè)體系進(jìn)行認(rèn)證審核、監(jiān)督審核，達(dá)到一次審核、多項(xiàng)認(rèn)可的目的，同時(shí)全面發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題，大大提高審核效率。 3 建立一體化管理體系應(yīng)注意的問(wèn)題 3.1 統(tǒng)一體系覆蓋范圍 三個(gè)體系實(shí)的時(shí)間不同，側(cè)重點(diǎn)不同，主管部門(mén)不同，確定的體系范圍一般不致對(duì)“三標(biāo)一體化”帶來(lái)諸多不便。因此，濟(jì)鋼實(shí)施“三標(biāo)一體化”，首先要擴(kuò)展質(zhì)量管理體系的覆蓋范圍，使質(zhì)量、環(huán)境、職來(lái)安全健康管理體制體系覆蓋范圍一致。 3.2 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，合理分配職責(zé) “三標(biāo)一體化”是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須加強(qiáng)對(duì)體系的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理。首先，三個(gè)體系的最高管理者、管理者代表要統(tǒng)一，避免原貫標(biāo)推進(jìn)部門(mén)之間的推諉扯皮。俁理分配體系職責(zé)，調(diào)整、理順職責(zé)交叉的部門(mén)，將體系要素分解、細(xì)化、分配、落實(shí)，使每個(gè)職工的職責(zé)之中，做到事事有人管，人人有責(zé)任，辦事有程序，檢查有標(biāo)準(zhǔn)，問(wèn)題有處理，處理有結(jié)查，從而實(shí)現(xiàn)全員參與、全過(guò)程管理。 3.3 理順體系文件接口 濟(jì)鋼質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康管理體系文件之間相互引用，形成了許多接口，同時(shí)，濟(jì)鋼9家子公司分別獨(dú)立取證，分別編寫(xiě)了一套獨(dú)立的體系文件之間存在矛盾之外。無(wú)論質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康管理體系，帶是子公司管理體系，從實(shí)際運(yùn)行上講，它們?nèi)匀粚儆诳偣敬篌w系，各體系之間、總公司與各子公司之間的體系文件必須相互協(xié)調(diào)，理順接口，增強(qiáng)可操作性，同時(shí)為其它管理體系的建立和一體化預(yù)留接口。 3.4 清理現(xiàn)有文件，形成一體化的文件管理 企業(yè)在傳統(tǒng)管理中形成很多的規(guī)章制度，有的是上級(jí)下發(fā)的紅頭文件，有的是企業(yè)制定的管理制度。要對(duì)現(xiàn)有文件進(jìn)行清理，將現(xiàn)行有效的管理制度、紅頭文件盡量轉(zhuǎn)化為體系文件，避免同一管理制度出現(xiàn)多種版本，形成一套比較順暢的管理體系文件。

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