一體化管理體系的建立

一體化管理體系的建立 文中如無特別說明，質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)指的是ISO9001：2000、ISO14001：1996、OHSAS18001：1999idtGB/T28001：2001。 1、為什么需要建立一體化體系 隨著ISO9000認(rèn)證、ISO14000認(rèn)證和OHSAS18000認(rèn)證的迅速發(fā)展，為了適應(yīng)各種情況的需要，企業(yè)可能需要多種管理體系的認(rèn)證，不過由于QMS、EMS、OHSMS三個體系在管理目的、對象的不同，三個標(biāo)準(zhǔn)之間存在著明顯差異，加上多數(shù)的組織負(fù)責(zé)質(zhì)量、環(huán)境保護(hù)和安全衛(wèi)生的一般不是一個部門，三個體系自成系統(tǒng)，多數(shù)組織在實施時都采用了各自獨立的體系，這種產(chǎn)生多體系和大量重復(fù)文件的情況導(dǎo) 1）各管理領(lǐng)域可以優(yōu)勢互補資源共享2）全面解決各方面的管理問題3）建立質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)安全衛(wèi)生協(xié)調(diào)發(fā)展 2、質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全衛(wèi)生綜合管理體系的建立的可行性　 QMS、EMS、OHSMS管理體系的標(biāo)準(zhǔn)在管理思想、標(biāo)準(zhǔn)要素等內(nèi)容上有很強的關(guān)聯(lián)性，在體系的運行模式、文件的架構(gòu)上是基本相同或相似的，這樣就為QMS、EMS、OHSMS一體化管理體系的建立和實施提供了可能。 1）三個體系的理論基礎(chǔ)相同，均采用了戴明管理理論，強調(diào)持續(xù)改進(jìn)。2）三個標(biāo)準(zhǔn)都具有廣泛的適用性，適用于任何類型、規(guī)模的組織。3）管理體系采用共同的管理的系統(tǒng)方法4）都具有兼容性等 3、一體化管理體系建立過程 一體化管理體系是建立方針和目標(biāo)并實現(xiàn)這些目標(biāo)的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的一組要素，組織機構(gòu)、管理、程序過程和資源。它比多個管理體系更能有效達(dá)到依據(jù)方針?biāo)贫ǖ哪繕?biāo)。本文根據(jù)組織的一體化管理體系的要求，對建立這三種管理體系的基本過程進(jìn)行闡述，對三體系的要求加以協(xié)調(diào)融合，以提高工作效率，并避免重復(fù)與浪費。建立的基本過程見下表：共同主題 要素 包含的典型事項及標(biāo)準(zhǔn)要求 一、初始管理評審 1、現(xiàn)狀評審調(diào)查 識別過程及其相互關(guān)系（q4.1）；識別重要環(huán)境/安全因素（eo4.3.1）確定適用法律法規(guī)要求（eo4.3.2）2、體系方針目標(biāo)策劃 確定管理體系方針（q5.1 eo4.2）根據(jù)方針確定目標(biāo)/指標(biāo)和管理方案（q5.4 eo4.3.3/4.3.4） 二、資源保證 1、明確組織機構(gòu) 識別確定各相關(guān)部門的職責(zé)權(quán)限并予以溝通（eo4.4.1 q5.2/5.3/5.5）2、人力資源提供 根據(jù)體系推進(jìn)的要求，安排適當(dāng)?shù)馁Y源,包括人員的培訓(xùn)與基礎(chǔ)設(shè)施工作環(huán)境的安排（q6 eo4.4.1/4.4.2） 三、體系文件 1、識別應(yīng)建立保持的文件 包括外來文件的識別、所需文件的編制、修訂歸納、所需記錄要求的確定等（q4.2 oe4.4.4）2、文件與記錄管理 根據(jù)文件控制要求分發(fā)控制文件策劃對記錄的管理（q4.2 oe4.4.5） 四、實施文件 1、過程控制實施 按照文件的規(guī)定和策劃的結(jié)果實施管理，對識別出的過程/重要環(huán)境因素/重要危險因素進(jìn)行控制，執(zhí)行旨在實現(xiàn)目標(biāo)的管理方案，包括對應(yīng)急情況的管理、對相關(guān)方施加影響等以及安排所需的支持性的培訓(xùn)、交流等活動。保存所需的各種實施記錄并妥善管理。（q7 q6.2 eo4.4.2/4.4.3/4.4.6/4.4.7）2、過程實施的日常監(jiān)控 依據(jù)文件規(guī)定實施過程/體系的監(jiān)控，包括顧客滿意、產(chǎn)品/過程質(zhì)量、遵守相關(guān)法規(guī)要求情況、環(huán)境/安全績效/表現(xiàn)等，所需監(jiān)視測量儀器管理。對監(jiān)控中出現(xiàn)的問題采取適當(dāng)?shù)拇胧?，以持續(xù)改進(jìn)整個管理體系。保存整個監(jiān)控過程的記錄。(q8 eo4.5) 五、管理評審 最高管理層對體系的評審 按照策劃的時間間隔由最高管理層評價體系的持續(xù)適用性、充分性和有效性。（q5.6 eo5.6）注意：表中q/e/o分別代表ISO9001/ISO14001/OHSAS18001標(biāo)準(zhǔn)條款要求　 理解與說明：按照以上過程建立的一體化管理體系可以有效地融合了ISO9001、ISO14001、OHSAS18001標(biāo)準(zhǔn)的要求，但是要達(dá)到高度協(xié)調(diào)一致，取得最優(yōu)化的結(jié)果（管理成本效益的優(yōu)化）是需要組織在較好地理解以上過程要求的基礎(chǔ)上，把自身管理實際與相應(yīng)的要求有機地結(jié)合在一起才能實現(xiàn)的。下面將對有關(guān)要求做簡要分析。 1）初始管理評審　 領(lǐng)導(dǎo)作用的充分發(fā)揮是建立有效一體化管理體系的先決條件，最高管理層的承諾和參與也是做好初始管理評審、提出有挑戰(zhàn)性方針目標(biāo)和建立適合的管理體系的前提，因此在策劃管理體系時，應(yīng)通過初始評審了解質(zhì)量環(huán)境安全管理的特色、差距和努力達(dá)到的方向。需要： --質(zhì)量管理過程及其相互作用的識別和控制現(xiàn)狀分析；--過程中環(huán)境因素/危險因素識別評價和重要現(xiàn)狀影響分析和控制策劃；--遵守法律法規(guī)和其他要求（包括顧客要求）的情況分析和控制策劃，這里面應(yīng)識別出包括質(zhì)量方面法律、技術(shù)規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，適用于組織環(huán)境因素與職業(yè)健康安全的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，以及相關(guān)方的質(zhì)量環(huán)境和安全方面的要求；--歷史上曾經(jīng)的事件、事故情況調(diào)查分析等等 在得到充分信息的基礎(chǔ)上，結(jié)合實際由最高管理者批準(zhǔn)組織在質(zhì)量環(huán)境安全管理方面的承諾（方針）和目標(biāo)（必要時尤其在涉及職業(yè)健康安全時，應(yīng)安排員工或其代表的參與），作為一體化體系的建立和保持的基礎(chǔ)。 2）資源保障 為了實現(xiàn)一體化管理體系的方針和目標(biāo)，最高管理層應(yīng)安排適當(dāng)?shù)馁Y源予以保障，要求：--建立適當(dāng)?shù)慕M織機構(gòu)以執(zhí)行體系的建立保持活動；--安排有能力的人員去從事體系的維護(hù)工作，必要時實施培訓(xùn)；--為達(dá)到遵守法律法規(guī)和其他要求、有效控制重要過程和其中的重要環(huán)境安全因素而建立的目標(biāo)，配置充分的技術(shù)資金、資金、人力資源；--條件許可時應(yīng)不斷更新、完善、補充保障健康安全和環(huán)境條件的設(shè)施工具，如設(shè)置必要的安全防護(hù)裝置、環(huán)境處理設(shè)施等等。 3）體系文件　 文件是一體化管理體系的外在表現(xiàn)，應(yīng)能反映出整個體系的全部要求。--建立/完善一體化的管理手冊和必須的程序文件，程序至少應(yīng)包含（但不限于）：文件、記錄控制程序，內(nèi)部審核管理程序，不合格/不符合處理程序，糾正預(yù)防措施控制程序，環(huán)境安全因素管理程序，法律法規(guī)管理程序，人力資源/培訓(xùn)管理程序，信息交流咨詢管理程序，應(yīng)急準(zhǔn)備響應(yīng)程序，監(jiān)測與測量管理程序等；--完善為控制過程、環(huán)境因素、風(fēng)險所需要的其他文件/規(guī)范/要求；--合理安排為證實體系有效運轉(zhuǎn)和用于追溯的記錄；--識別外來文件的控制要求并保持。 4）實施過程控制 有效實施一體化管理體系文件，是體系成敗的關(guān)鍵：--通過培訓(xùn)或其他方式確保關(guān)鍵過程/崗位、從事重要環(huán)境因素和重要職業(yè)健康安全影響有關(guān)崗位的人員（不論是否組織內(nèi)部）勝任其工作；--通過通暢的信息交流、咨詢協(xié)商等活動使得組織內(nèi)部以及其相關(guān)方能夠了解與一體化管理體系有關(guān)的信息，包括重要環(huán)境與健康安全的影響、緊急情況與響應(yīng)計劃，建議抱怨投訴的傳達(dá)等。--依照策劃的各類規(guī)范、指導(dǎo)性文件、圖樣等的規(guī)定進(jìn)行操作，包括實施運行控制方面的程序、環(huán)境/安全管理方案、操作指導(dǎo)書、應(yīng)急響應(yīng)計劃、產(chǎn)品/服務(wù)實現(xiàn)有關(guān)的規(guī)定等，保存實施有關(guān)過程的記錄和數(shù)據(jù)；--對分包方或供方施加必要的影響；--有效控制各類文件以確保關(guān)鍵崗位可以得到現(xiàn)行版本。--其他內(nèi)容的實施等。5）實施監(jiān)控活動　 為確保體系的改進(jìn)和按照策劃的結(jié)果有效運行，必須實施必要的監(jiān)視活動，它至少包括：--環(huán)境和職業(yè)健康安全績效監(jiān)測；--遵守法律法規(guī)要求狀況的定期評價；--目標(biāo)指標(biāo)管理方案實施情況的監(jiān)控；--運行/過程控制有關(guān)內(nèi)容的監(jiān)視與測量；--產(chǎn)品/服務(wù)趨勢的監(jiān)控；--顧客滿意情況的測量；--有關(guān)事故、事件情況的調(diào)查分析；--所用到的監(jiān)視或測量設(shè)備的管理；--按照策劃的時間間隔開展的內(nèi)部管理體系審核和管理評審；--其他安排的監(jiān)視和測量活動等。對于監(jiān)控中發(fā)現(xiàn)的不合格或不符合情況必須得到有效處理，因此應(yīng)安排以下活動：--規(guī)定職責(zé)以處理處置不合格品或不符合的情況；--實施必要的數(shù)據(jù)分析；--在評價風(fēng)險基礎(chǔ)上，采取適當(dāng)?shù)募m正或預(yù)防措施并予以完成；--因采取糾正預(yù)防措施而產(chǎn)生的體系變更應(yīng)按照相關(guān)的要求進(jìn)行改變，包括各類文件的修改；--有證據(jù)可以證明一體化體系建立和實施的符合性，持續(xù)適用性、充分性和有效性；--監(jiān)控過程的記錄應(yīng)妥善保管。一體化管理體系建立是一件綜合性工程，本文給出的只是一個簡單的，理想化的"模型"，最多希望能在建立體系時給予方向性指導(dǎo)，要得到有效實施或?qū)嵸|(zhì)性幫助則除了對組織自身有較高的要求外，還有賴于組織各層次的參與和技術(shù)上的支持，比如一體化管理職權(quán)的統(tǒng)一、領(lǐng)導(dǎo)作用的發(fā)揮和全員參與、資源的充分配置、尤其各方面技術(shù)力量的相對集中等。不過建立一體化管理模式是發(fā)展的必然要求，也是對組織能力的一次檢驗，我們真誠希望越來越多的各類組織接受一體化管理的理念和挑戰(zhàn)，以取得綜合管理水平的持續(xù)提高、與時俱進(jìn)。 3）應(yīng)注意審核對關(guān)鍵過程或重要的環(huán)境/安全因素的控制情況，在很多領(lǐng)域，三個體系所側(cè)重的方面是有差異的。 4）審核組總結(jié)后，對違背審核準(zhǔn)則的客觀事實可以作出書面的不符合項報告，需要注意同時違背多個體系標(biāo)準(zhǔn)的不符合項可以只開一份報告。 5）體系有效性評價　在現(xiàn)場取證結(jié)束時，審核組必須對受審核方的管理體系的有效性作出正確評價，主要從以下幾個方面來進(jìn)行：--管理體系文件是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求并適合組織實際情況；--方針目標(biāo)是否得到有效實施；--重要過程/環(huán)境安全因素是否得到有效控制；--環(huán)境、安全績效/產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量是否符合法律法規(guī)和其他要求。--是否已經(jīng)建立自我改進(jìn)的機制等。 3、審核的結(jié)論應(yīng)根據(jù)審核目的和有效性評價的基礎(chǔ)上，由審核組進(jìn)行判斷，一般可以用符合、基本符合或不符合來包括。不過這里應(yīng)注意的是：--如果三個體系的結(jié)論一致，可以直接進(jìn)行判斷；--如果質(zhì)量/環(huán)境/安全管理體系中有差異，就不能針對一體化體系進(jìn)行整體判斷，而只能分別做結(jié)論。 四、糾正措施的跟蹤 一般不符合項通常進(jìn)行文件驗證即可，嚴(yán)重不符合項（即嚴(yán)重違反法律法規(guī)和其他要求，以及區(qū)域性系統(tǒng)性的問題）一般需要現(xiàn)場進(jìn)行確認(rèn)。應(yīng)主要根據(jù)以下原則驗證和評價糾正措施的實施效果1）在規(guī)定的時間內(nèi)完成改正，關(guān)閉不符合2）正確分析原因，提出了糾正措施計劃并已實施3）實施效果得到驗證4）有證據(jù)顯示對糾正措施的實施所引起的其他風(fēng)險評價/文件修改能依據(jù)相應(yīng)的要求進(jìn)行。這里應(yīng)注意考察某個單一體系的修改是否對其他的體系管理造成影響，這些影響是否得到相應(yīng)的控制。

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