5S活動在財務部門管理實戰(zhàn)中的應用
5S活動源于日本，包括“整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISOU）、清潔（SEIKETO）、教養(yǎng)（SHITUKE）”等活動。通常很多人認為5S活動對于工廠和車間的現(xiàn)場管理很有幫助，而對管理部門意義不大。通過大量的管理實踐，我認為5S活動對管理部門提高管理水平和工作效率有十分重要的意義，現(xiàn)在讓我們重點探討一下5S活動在財務部門的應用。
一、 財務部門5S活動的范圍
對于財務部門而言，5S活動的范圍包括4M1E，即：工作人員（Man）、辦公設備與工具（Machine）、辦公材料與對象（Material）、工作方法（Method）、辦公環(huán)境（Environment）。
其中，工作人員是指財務部門的工作人員以及與財務工作密切相關或?qū)ω攧展ぷ鳟a(chǎn)生重大影響的人員；辦公設備與工具包括辦公桌、辦公椅、計算機、打印機、復印機、電話機、傳真機、打孔機、釘書機、計算器、算盤等財務人員籍以完成財務工作的設備和工具；辦公材料與對象包括財務信息、憑證、帳冊、報表、紙張、磁盤、油墨、墨水等；工作方法是指會計核算和財務管理的辦法和流程，如：如何受理審核單據(jù)、如何制證、如何審核憑證、如何登賬、如何制表、如何進行各類資產(chǎn)負債的管理、單據(jù)如何傳輸、信息如何流動、在流程中人員應如何做等等；辦公環(huán)境主要指辦公場所周圍及內(nèi)部的條件，如：過道、廁所、門窗、地板、天花、燈光、溫度、濕度、污染程度等條件。
整理（SEIRI）活動的中心內(nèi)容是區(qū)分需要的和不需要的物品，以便去粕存精；整頓（SEITON）活動的中心內(nèi)容是就是將有用的物品按照合理的次序擺放好，以提高工作效率；清掃（SEISOU）活動的中心內(nèi)容是清除灰塵、污垢、雜務、廢物和異物等，以保持現(xiàn)場的整潔干凈；清潔（SEIKETO）活動的中心內(nèi)容是通過標準化管理以維持整理、整頓、清掃后的最佳狀態(tài)；教養(yǎng)（SHITUKE）活動的中心內(nèi)容是教育員工養(yǎng)成遵守5S規(guī)定和制度的習慣。
二、 財務部門5S活動的具體內(nèi)容
（一） 內(nèi)部管理活動
1、 人員
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項 目 |
內(nèi) 容 |
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整理 |
⑴ 對通過視覺、聽覺、嗅覺、觸覺等途徑接受的信息加以甄別，區(qū)分真的與假的、善意的與惡意的、有用的與無用的等； ⑵ 整理自己的工作方法、思維方式、生活態(tài)度、思想品德等內(nèi)在涵養(yǎng)，區(qū)分好的與差的、先進的與落后的、積極的與消極的等； ⑶ 檢查自己的著裝（鞋、帽、服裝、工作牌等）、語言、動作等外在表現(xiàn)，區(qū)分干凈的與骯臟的、得體的與不合時的等； |
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整頓 |
⑷ 對外來信息進行整頓加工，去偽存真，對有用信息分類陳列，以方便取用； ⑸ 對自己的工作方法、思維方式、生活態(tài)度、思想品德等內(nèi)在涵養(yǎng)中好的、先進的、積極的部分加以發(fā)揚，； ⑹ 對自己的著裝、語言、動作等外在表現(xiàn)加以修飾，以健康的、得體的、美好的形象對外展示； |
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清掃 |
⑺ 對外來信息中沒用的部分加以清理掃除； ⑻ 對自己內(nèi)在涵養(yǎng)中壞的、落后的、消極的部分或改正或屏棄； ⑼ 對自己外在表現(xiàn)中不健康的、不得體的、不美好的部分加以改正； |
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清潔 |
⑽ 經(jīng)常做整理、整頓、清掃的循環(huán)，始終保持對外來信息的去偽存真、吐故納新、分類整理的機制； ⑾ 經(jīng)常做整理、整頓、清掃的循環(huán)，始終保持對內(nèi)在涵養(yǎng)的揚長避短機制； ⑿ 經(jīng)常做整理、整頓、清掃的循環(huán)，始終保持外在形象的健康、得體、美好； |
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教養(yǎng) |
⒀ 對每個員工進行長期的5S教育、CI和公司規(guī)章制度教育； ⒁ 每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘5S、每周一次5分鐘5S、每月一次10分鐘5S”活動。 |
2、 辦公桌、辦公椅
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項 目 |
內(nèi) 容 |
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整理 |
⑴ 檢查是否有閑置桌椅，是否有破損桌椅； ⑵ 檢查桌椅下是否經(jīng)常打掃，是否干凈整潔； ⑶ 檢查桌椅是否均粘有物品標簽； ⑷ 檢查桌面，是否整齊、干凈，是否有不該置于桌面的物品或資料； ⑸ 檢查抽屜內(nèi)是否干凈，資料或物品是否擺放整齊、合理； |
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整頓 |
⑹ 將辦公室內(nèi)桌椅擺放整齊； ⑺ 將桌椅下方打掃干凈，必須置于桌椅下方的物品必須堆放整齊； ⑻ 整理桌椅標簽，缺失的補齊，污損的更換刷新； ⑼ 將桌面的物品或資料，分類整理后合理擺放，機密資料不能置于桌面，應收藏于抽屜或存檔； ⑽ 將抽屜內(nèi)物品分類分區(qū)整理擺放； |
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清掃 |
⑾ 將閑置桌椅、破損桌椅清理出現(xiàn)場，或報廢或交回物品管理部門； ⑿ 清掃桌椅下方地面，將桌椅下方不潔物品、過期物品、私人物品清理出現(xiàn)場； ⒀ 清掃桌面，將過期資料、無效資料清除，屬于機密資料的應予銷毀； ⒁ 清掃抽屜，將過期資料、無效資料清除，屬于機密資料的應予銷毀； |
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清潔 |
⒂ 每天反復進行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保持辦公桌椅的干凈、整潔； ⒃ 隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查； ⒄ 對不符合的情況進行糾正； |
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教養(yǎng) |
⒅ 對每個員工進行長期的5S教育、CI和公司規(guī)章制度教育； ⒆ 每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘5S、每周一次5分鐘5S、每月一次10分鐘5S”活動。 |
3、 會計資料
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項 目 |
內(nèi) 容 |
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整理 |
⑴ 整理文件，區(qū)分有用與無用； ⑵ 整理文件，區(qū)分不再使用與正在使用； ⑶ 整理文件，區(qū)分未處理、正在處理與已經(jīng)處理； |
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整頓 |
⑷ 文件柜應按存放文件的分類統(tǒng)一規(guī)劃與標識； ⑸ 未處理完的文件應分類、擺放整齊； ⑹ 處理完的文件應分類放入文件夾； ⑺ 不再使用的文件應分類整理歸檔； ⑻ 文件夾應有相應標識，每份文件均應有編號； ⑼ 所有文件均應建立電腦索引； |
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清掃 |
⑽ 對于無用的文件應區(qū)別不同密級進行清理銷毀； ⑾ 破損文件應及時修復 |
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清潔 |
⑿ 每天反復進行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保持辦公桌椅的干凈、整潔； ⒀ 隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查； ⒁ 對不符合的情況進行糾正； |
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教養(yǎng) |
⒂ 對每個員工進行長期的5S教育、CI和公司規(guī)章制度教育； ⒃ 每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘5S、每周一次5分鐘5S、每月一次10分鐘5S”活動。 |
4、 計算機等辦公設備
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項 目 |
內(nèi) 容 |
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整理 |
⑴ 檢查是否有閑置設備，是否有破損設備； ⑵ 設備是否定期檢查保養(yǎng)； ⑶ 設備內(nèi)部、下方是否經(jīng)常打掃，是否干凈整潔； ⑷ 檢查設備是否均粘有物品標簽； |
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整頓 |
⑸ 將辦公室內(nèi)設備擺放整齊，并做到位置固定、標志明顯、拿放方便； ⑹ 將設備內(nèi)部和下方打掃干凈，襯墊物疊放整齊； ⑺ 整理設備標簽，缺失的補齊，污損的更換刷新； ⑻ 對設備定期檢修； |
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清掃 |
⑼ 將閑置設備、破損設備清理出現(xiàn)場，或報廢或交回物品管理部門； ⑽ 清掃設備內(nèi)部和下方，將灰塵、臟物清理出來； |
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清潔 |
⑾ 每天反復進行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保持辦公設備的干凈、整潔； ⑿ 隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查； ⒀ 對不符合的情況進行糾正； |
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教養(yǎng) |
⒁ 對每個員工進行長期的5S教育、CI和公司規(guī)章制度教育； ⒂ 每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘5S、每周一次5分鐘5S、每月一次10分鐘5S”活動。 |
5、 公共場所、公共設施
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項 目 |
內(nèi) 容 |
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整理 |
⑴ 檢查是否有破損或污穢的公共場所或設施（門、窗、地板、天花板、墻壁、過道、洗手間等）； ⑵ 公共場所、公共設施是否定期檢查保養(yǎng)； ⑶ 應有標志的公共場所、公共設施是否有明顯標志； |
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整頓 |
⑷ 將公共場所、公共設施打掃干凈； ⑸ 整理公共場所、公共設施標志，缺失的補齊，污損的更換刷新； ⑹ 對公共場所、公共設施定期檢修； |
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清掃 |
⑺ 破損或污穢的公共場所與設施應清理，或報廢或提請修理； ⑻ 清掃公共場所、公共設施，將灰塵、臟物清理出來； |
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清潔 |
⑼ 每天反復進行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保持辦公公共場所、公共設施的干凈、整潔； ⑽ 隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查； ⑾ 對不符合的情況進行糾正； |
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教養(yǎng) |
⑿ 對每個員工進行長期的5S教育、CI和公司規(guī)章制度教育； ⒀ 每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘5S、每周一次5分鐘5S、每月一次10分鐘5S”活動。 |
（二） 財務管理活動
財務管理活動主要包括：財務分析、財務計劃、投資管理、流動資金管理、股利分配管理、資本管理、并購與控制、重整與清算、成本管理與控制等管理活動。
現(xiàn)以流動資金管理中現(xiàn)金管理和應收賬款管理為例說明5S活動在財務管理活動中的應用：
1、 現(xiàn)金（資金）管理
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項 目 |
內(nèi) 容 |
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整理 |
⑴ 檢查現(xiàn)金存量的分布情況（庫存現(xiàn)金、各種銀行存款、在途現(xiàn)金、三月內(nèi)到期的短期投資等）是否合理； ⑵ 檢查現(xiàn)金的支出是否在計劃內(nèi)，是否合理，收入計劃執(zhí)行情況等； ⑶ 檢查現(xiàn)金的短缺與溢余； |
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整頓 |
⑷ 調(diào)整現(xiàn)金存量的分布形式，使之比例適當； ⑸ 根據(jù)事業(yè)計劃的變更及時調(diào)整現(xiàn)金收支計劃； ⑹ 準確估計和使用現(xiàn)金的浮游量； ⑺ 加速催收賬款，保證并增加現(xiàn)金流入； ⑻ 積極籌措資金，彌補現(xiàn)金的短缺； |
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清掃 |
⑼ 對于不合理或超計劃的支出予以否定與整肅； ⑽ 妥善處理現(xiàn)金的富余量； |
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清潔 |
⑾ 每天反復進行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保證現(xiàn)金管理的有序、規(guī)范； ⑿ 隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查； ⒀ 對不符合的情況進行糾正； |
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教養(yǎng) |
⒁ 對每個員工進行長期的5S教育、CI和公司規(guī)章制度教育； ⒂ 每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘5S、每周一次5分鐘5S、每月一次10分鐘5S”活動。 |
2、 應收賬款管理
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項 目 |
內(nèi) 容 |
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整理 |
⑴ 檢查客戶檔案是否健全； ⑵ 經(jīng)常核對會計核算記錄，檢查有無漏入帳、錯入帳、誤入戶頭等現(xiàn)象； ⑶ 按月向客戶發(fā)送對帳單，核對有無未達賬項； ⑷ 進行賬齡分析，按賬齡長短對客戶進行排序； |
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整頓 |
⑸ 建立健全客戶檔案； ⑹ 根據(jù)營銷策略、客戶資信等因素制定收賬政策； ⑺ 根據(jù)營銷合同的收款條件、結算方式、付款時間等條款及時催收賬款； ⑻ 針對賬齡分析的結果正確評估發(fā)生壞賬的可能性； |
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清掃 |
⑼ 對于無望收回的款項，應及時清理核銷； ⑽ 對于資信極差的客戶，應建議停止交易轉(zhuǎn)入訴訟程序； |
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清潔 |
⑾ 每天反復進行整理、整頓和清掃的3S小循環(huán)，以保證應收賬款核算與管理的有序、規(guī)范； ⑿ 隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查； ⒀ 對不符合的情況進行糾正； |
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教養(yǎng) |
⒁ 對每個員工進行長期的5S教育、CI和公司規(guī)章制度教育； ⒂ 每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘5S、每周一次5分鐘5S、每月一次10分鐘5S”活動。 |
在具體的財務部門的管理實踐中，5S活動是否能實施成功，主要看第5個S（教養(yǎng)）實施得如何。只要5S的精神能根植于每位員工的心中，5S活動就一定能取得成效。
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