不合格報告的九個問題

    不合格及其控制程序不僅適用于質量管理體系，而且適用于環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系。所以，在ISO9001：2000標準中，它是必須形成文件的程序，對其他管理體系具有較強的兼容性和通用性。因此，筆者歸納了審核員開具不合格報告存在的九個問題并提出一些看法。
1、開具不合格報告不宜過淺
在審核中，不能遇到不符合都開具不合格報告，特別是那些顯而易見和易于解決的問題。對于一些口頭提出馬上就可以完整改的，如質量記錄有幾頁缺少了負責人的簽字，就不一定開具不合格報告。如果不合格報告開得過淺，就可能使審核的書面報告失去嚴肅性，流于形式，甚至產(chǎn)生負面影響。
2、開具不合格報告不宜過濫
如果不合格報告開得過濫，會使受審核方產(chǎn)生“虱子多了不咬人”的感覺，從而在整體上降低對糾正措施的重視程度。便如，某企業(yè)的內審共開具了36份不合格報告，而其中有8份都是記錄漏簽字。其實，這8份不合格報告可以“合并同類項”后，開成一張。當發(fā)現(xiàn)不合格較多時，可開可不開的以不開為這宜，而以口頭報告的形式，充分與受審核方交換意見。要抓住主要的、典型的、要害的問題，以及具有方向性和迫切需要改進的問題開具不合格報告。
3、不合格報告不宜作為獎懲的依據(jù)
審核中經(jīng)常遇到這樣的趕尷尬事：組織的領導者有言在先，將依據(jù)審核員開具的不合格對責任者進行處罰，包括扣分、扣款、點名批評等。這是傳統(tǒng)管理模式的習慣做法，似乎獎罰分明，但也是對審核抽樣風險性的挑戰(zhàn)，從另一個側面體現(xiàn)了不公正。面對這種情況，審核員不宜直接干預，但可以在與領導交換意見時希望其借鑒西方的管理理念，改進傳統(tǒng)的管理模式。西方的管理理念是：出了問題先分析原因，然后采取糾正措施。我們的傳統(tǒng)管理模式是：出了問題先找到責任人，然后施以處罰。而責任人往往沒有找到問題產(chǎn)生的原因，類似問題以后還可能發(fā)生。
4、局部小系統(tǒng)的問題宜開具不合格報告
對于受審核方系統(tǒng)的失誤和整個過程的失控，應開具嚴重不合格報告。但是，對于局部小系統(tǒng)的問題，也要開具不合格。例如，在某機械加工車間的不合格品報告中，鉆床工序占7件，不是合格品總數(shù)的三分之一。對于這種局部小系統(tǒng)的問題，如果受審核方?jīng)]有分析原因并采取糾正措施，須開具不合格報告，促使其抓主要矛盾，實施作業(yè)層面的持續(xù)改進。
5、抓住改進方向性的關鍵問題開具不合格報告
開具不合格報告，一定要抓住方向性的關鍵問題，如相關法律法規(guī)沒有納入有效文件目錄進行控制，特殊過程的設備、人員、過程參數(shù)沒有得到有效控制，沒有做好對顧客滿意的監(jiān)視和測量，內審和管理評審不符合要求，對將要出現(xiàn)和已經(jīng)發(fā)生的問題沒有采取預防或糾正措施等。這些事關質量管理體系是否運行和持續(xù)改進的關鍵的帶有方向性的問題，是審核員開具不合格報告的關注點。把握住這些關注點，就可以從方向上提高受審核方質量體系的有效性，促進其持續(xù)改進，合體系的運行登上一個新的臺階。
6、不宜開具治標不治本的不合格報告
有些組織的文件可行性差，如果因為不符合這樣的文件的規(guī)定就開具不合格報告，可能只是治標未治本。例如，某公共汽車站規(guī)定，其侯車大廳夏季的溫度不得超過24℃。如果夏季當?shù)貧鉁剡_到40℃，侯車大廳肯定超過24℃。產(chǎn)生這種問題的原因就是文件的可行性差，審核員可采取口頭報告的方式，提請受審核方修改文件，從根本上解決問題。
7、慎重開具“資源不是”的不合格報告
如果在審核中遇到受審核方的機構設置、人員安排、設備更新、行政管理、資金投入等敏感問題，要具體問題具體分析，因為機構設置是企業(yè)的自主權，人員安排是改革的需求，設備更新和資金投入是深層次的復雜問題，不是審核員提出就能解決的。只要受審核方采取其他途徑和方式保證資源，能滿足標準要求就可以了。對于這些難以解決的問題，要采取慎重的態(tài)度。
8、關閉不合格報告時應由此及彼
無論是內審還是外審，審核員在開具不合格報告時一般是比較認真的，不但描述了可以追溯的不合格事實，而且確認了受審核方的糾正措施計劃。但在驗證糾正措施的有效性時，往往就事論事，沒有做到由此及彼，以擴大糾正措施的效果，使糾正措施的有效性打了折扣。例如，針對外審發(fā)現(xiàn)的不合格而采取的糾正措施的效果和證據(jù)，受審核方應進行驗證，同時要由此及彼，對自查發(fā)現(xiàn)的同類不合格也要采取糾正措施，并驗證其效果和證據(jù)后，方可提交審核員驗證。審核員進行驗證時，更要由此及彼。如某造船廠船體分段大合攏焊接工序是一個特殊過程。審核員發(fā)現(xiàn)受審核方?jīng)]有記錄焊接電流過程參數(shù)，開具了不合格報告。在對其進行關閉時，還應驗證受審核方對同類特殊過程（如球鼻艏合攏）焊接電流過程參數(shù)是否進行記錄，從而消除失控環(huán)節(jié)，防止類似問題在同一特殊過程重復發(fā)生，使糾正措施的有效性得到充分保證。
9、對特定不合格的驗證，待全系統(tǒng)的過程都關閉不合格后，方可完全關閉
對特定不合格的驗證，不僅應由此及彼地驗證其本身，還須驗證本系統(tǒng)包括的全部過程，待同類不合格都關閉后，方可將其完全關閉。例如，某組織對油漆的特殊過程未確認，被審核員判為不合格。還需要驗證這個系統(tǒng)的全部過程。如果這個系統(tǒng)包括油漆、焊接和熱處理三個特殊過程，那么，只有在受審核方提供了油漆、焊接和熱處理全部過程的確認證據(jù)之后，方向將其完全關閉。否則，必須繼續(xù)采取糾正措施。

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