采購過程的控制

    組織采購的原輔材料及配套件、添加劑等產(chǎn)品直接影響外供產(chǎn)品質(zhì)量。因此，對組織的采購過程必須實施嚴(yán)格控制。
    采購過程控制的主要目的
    GB/T19001－2000標(biāo)準(zhǔn)7.4.1提出“組織應(yīng)確保采購的產(chǎn)品符合規(guī)定的采購要求?！边@里的“規(guī)定的采購要求”，應(yīng)包括采購產(chǎn)品固有特性的要求，例如采購產(chǎn)品的功能和性能的要求，可以是產(chǎn)品的規(guī)格、型號、等級及相關(guān)質(zhì)量特性等要求，也可以包括賦予特性的要求（如交貨期、價格及售后服務(wù)等項要求）。對采購過程實施控制的主要自的就是使采購產(chǎn)品能夠滿足組織對以上固有特性和賦予特性的要求。對采購產(chǎn)品的控制，是組織對產(chǎn)品實施控制的源頭，是組織向顧客提供合格產(chǎn)品的基本保證。
    那么，如何對采購過程進行控制才能實現(xiàn)以上目的?GB/T19001－2000標(biāo)準(zhǔn)7.4.1明確提出，’‘組織應(yīng)根據(jù)供方按組織的要求提供產(chǎn)品的能力評價和選擇供方?！边@就是要求組織應(yīng)將對產(chǎn)品質(zhì)量控制的手段前移到對采購產(chǎn)品的供貨源頭，對供方實l施控制，要求供方具備長期穩(wěn)定地g提供合格產(chǎn)品的能力，從而使本組織采購的產(chǎn)品能夠符合規(guī)定的采購要求。
    采購過程的識別、確定
    采購本身是過程，同時也存在若干子過程。這些過程都存在輸人、轉(zhuǎn)換和輸出，每個過程都存在過劇的目標(biāo)和相關(guān)要求。只有對采購則全過程和若干子過程實施控制才曉實現(xiàn)對采購產(chǎn)品實施控制的目的。
    組織對采購過程的控制應(yīng)適則組織實際運作的需要，組織的規(guī)模和采購產(chǎn)品不同，控制的過程可能有較大的差異，但通常情況下，組織的采購過程可以包括以下子過程：
    1.確定采購產(chǎn)品的需求
    組織根據(jù)生產(chǎn)的需要，可以確E定采購產(chǎn)品的種類和特性，提出采購產(chǎn)品清單或以適宜的其他方式表述。
     這種采購產(chǎn)品的需求，必須根據(jù)組織實施運作需要的方式提出。在大多數(shù)批量或小批量輪番生產(chǎn)的I組織，可以在某階段內(nèi)，例如一年或?qū)δ陼r間內(nèi)，在盤查庫存的基礎(chǔ)上，貼出需要購人的采購產(chǎn)品名錄。在剛某一工程項目進行一次性施工的限筑施工組織，也應(yīng)在確定施工項目之后，在施工準(zhǔn)備階段提出本項工程所需的采購產(chǎn)品清單，并完成目供方的調(diào)查和評價，選擇好合格四方，為具體實施采購做好準(zhǔn)備。
    值得注意的是，采購產(chǎn)品的需際和采購產(chǎn)品清單的提出，以及后用的對供方的調(diào)查、評價和選擇，都民為能夠及時采購到合格產(chǎn)品而做出準(zhǔn)備?！肮び破涫?，必先利其回”。在采購計劃下達前，對擬采購品的供方進行調(diào)查、評價，并選擇確定合格的供方。在采購計劃下達后，可按采購計劃的要求，立即到已確定的合格供方采購合格產(chǎn)品，而采購計劃則是實施采購的指令。如果采購計劃下達后，再對供方進行調(diào)查和評價則會影響采購活動的順利進行。因此，在多數(shù)情況下，采購產(chǎn)品清單的提出和具體執(zhí)行采購任務(wù)的采購計劃還是有所區(qū)別的。
    2 .對采購產(chǎn)品實施重要度分級。
    GB/T19001－2000標(biāo)準(zhǔn)7.4.1提出：“對供方及采購的產(chǎn)品控制的類型和程度應(yīng)取決于采購的產(chǎn)品對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響”。這就明確提出了本組織采購的產(chǎn)品對產(chǎn)品實現(xiàn)過程和最終產(chǎn)品的影響程度是不同的。有的采購產(chǎn)品對最終產(chǎn)品將起到至關(guān)重要的作用，有的采購產(chǎn)品可能對最終產(chǎn)品或后續(xù)活動的影響無關(guān)緊要。例如，生產(chǎn)不銹鋼水杯的組織，采購的產(chǎn)品有不銹鋼的鋼材和包裝時使用的塑料薄膜。對這兩種采購產(chǎn)品而言，不銹鋼的鋼材對水杯的質(zhì)量特性將起到重要作用，而起保護作用的包裝盒內(nèi)的塑料薄膜，對產(chǎn)品質(zhì)量的影響則是很小的。組織應(yīng)針對以上采購產(chǎn)品的重要程度，將不銹鋼的鋼材列
人重要的采購產(chǎn)品實施重點監(jiān)控，而對塑料薄膜實施一般控制即可。
    因此，組織應(yīng)什對采購產(chǎn)品清單，按采購產(chǎn)品對最終產(chǎn)品或后續(xù)產(chǎn)品實現(xiàn)影響的重要程度劃分級別?？煞譃殛P(guān)鍵、重要和一般的采購產(chǎn)品或按組織的實際需要劃分。一般情況下，組織的關(guān)鍵采購產(chǎn)品往往是少數(shù)的，重要的采購產(chǎn)品也不一定占有較大數(shù)量。組織可以集中主要精力控制關(guān)鍵和重要的采購產(chǎn)品，對大量的一般采購產(chǎn)品實施一般控制，從而大大提高組織對采購產(chǎn)品實施控制的效果。
    3.提出供方預(yù)選名單
    組織應(yīng)針對關(guān)鍵和重要的采購產(chǎn)品，提出每種采購產(chǎn)品的預(yù)選供方名單，對這些列人預(yù)選的供方分別進行調(diào)查和評價，進行充分比較，做到“貨比三家”，從而選擇質(zhì)量好。價格合理、服務(wù)周到的供方作為組織的供貨來源。同時，在選擇和比較過程中也可以形成供方的競爭機制。通過供方的竟?fàn)?，可以采購到價格更加低廉的產(chǎn)品，從而降低產(chǎn)品成本，獲得更多的利益。
    值得注意的是，有的組織對采購產(chǎn)品，無論是關(guān)鍵、重要的采購產(chǎn)品，還是一般的采購產(chǎn)品，都沒有提出預(yù)選的供方。對采購的某種產(chǎn)品，只是提出由一家供貨，并對一家供方進行調(diào)查，確定一家供方為合格供方。這樣，如何能做到”貨比三家”，形成供方的競爭機制而使組織獲利呢？這種做法很可能偏離GB/T19001－2000標(biāo)準(zhǔn)7.4.1條款的要求，而使組織對供方的選擇流于形式，何談對采購過程實施控制的有效性呢？供方的市場也是動態(tài)的，供方本身也不是一成不變的，為確保本組織能長期穩(wěn)定地采購到符合要求的產(chǎn)品，應(yīng)隨時對供方進行評價和選擇。
    4. 對預(yù)選供方進行調(diào)查、評價和選擇
    根據(jù)采購產(chǎn)品清單中需采購的產(chǎn)品及按重要度分級要求，對提供關(guān)鍵和重要采購產(chǎn)品的供方，參照組織已確定的采購信息要求進行質(zhì)量保證能力的調(diào)查、評價和選擇。調(diào)查的內(nèi)容應(yīng)包括供方相關(guān)人員的能力、技術(shù)水平和資格要求等；還包括供方的設(shè)備能力二工藝水平、檢驗和試驗?zāi)芰Α⒑细裨牧系墓?yīng)能力。生產(chǎn)環(huán)境的保證能力等；同時地應(yīng)包括供方的自我調(diào)控和改進提高的能力、產(chǎn)品實物質(zhì)量、產(chǎn)品價格及售后服務(wù)和信譽情況等內(nèi)容。通過調(diào)查，對供方作出總體評價，并進行選擇。合格供方清單應(yīng)經(jīng)過授權(quán)人批準(zhǔn)，并按受控文件管理。
    對供方調(diào)查的方式應(yīng)根據(jù)采購的不同產(chǎn)品及供方的具體情況具體確定，切不可以某種統(tǒng)一的模式進行。例如：
    （1）可以采取試用的方式進行。經(jīng)過使用認(rèn)為供方的產(chǎn)品可以滿足本組織的需要，同時應(yīng)對供方的相關(guān)質(zhì)量保證能力進行調(diào)查評價，以確保供方有能力長期穩(wěn)定地提供合格產(chǎn)品。
    （2）根據(jù)采購產(chǎn)品的質(zhì)量水平和信譽程度以及產(chǎn)品的品牌，直接將其確定為合格供方，如采購德國的西門子電器產(chǎn)品、我國寶鋼生產(chǎn)的鋼材等產(chǎn)品，不必進行質(zhì)量保證能力的調(diào)查和評價。
    （3）對新列人采購名單的供方或了解不夠深人的供方，應(yīng)按對供方調(diào)查和評價的內(nèi)容進行，并依據(jù)組織制定的《對供方調(diào)查、評價和重新評價準(zhǔn)則》的規(guī)定進行調(diào)查和評價，對判定合格的供方列人合格供方名單。
    組織在采購過程中，有的采購產(chǎn)品可能直接從商貿(mào)公司進貨。在這種情況下，組織對供方的調(diào)查和評價，可以是既評“商”又評“廠”。評價商貿(mào)公司的信譽是否可以長期穩(wěn)定經(jīng)銷貨真價實的產(chǎn)品，是否存在經(jīng)銷假。冒、偽、劣產(chǎn)品的劣跡等。但更重要的是評“廠”。應(yīng)根據(jù)相關(guān)信息，追溯到采購產(chǎn)品的直接生產(chǎn)廠家。
    5.在合格供方采購產(chǎn)品
    合格供方的產(chǎn)生一般應(yīng)屬組織采購計劃下達前的準(zhǔn)備工作。在具體實施采購時，應(yīng)根據(jù)采購計劃的安排，到合格供方進行采購進貨。但組織可能發(fā)生“緊急采購”的情況。也就是已列人合格供方的組織由于某些特殊情況不能按正常情況進行供貨。在這種情況下，對新的供方進行調(diào)查和評價，在時間上已來不及了，因此組織應(yīng)作出“緊急采購”的具體規(guī)定。例如對‘緊急采購”的供方通過授權(quán)人員的批準(zhǔn)，取代對合格供方的調(diào)查；對“緊急采購”產(chǎn)品應(yīng)做好標(biāo)識，以便發(fā)生不合格時進行跟蹤更換等。同時還需要注意做好合格供方的繼續(xù)調(diào)查和評價。
    6.調(diào)查、評價和再評價的記錄
    GB/T19001—2000標(biāo)準(zhǔn)第7.4.1條款提出，評價結(jié)果及評價引起的任何必要措施的記錄應(yīng)予保持。因此，這些記錄應(yīng)屬于對采購過程實施有效控制的組成部分。這些記錄可以包括對供方質(zhì)量保證能力的調(diào)查、評價和批準(zhǔn)合格供方的相關(guān)記錄，以及對供方再評價的記錄；也可以包括通過對供方的調(diào)查和評價提出的相關(guān)措施的記錄。例如對供方提出限期改進的要求，組織嚴(yán)格進貨檢驗的規(guī)定，以及在供方不能滿足本組織要求的情況下，從合格供方名單中除名的決定等記錄。
    “采購產(chǎn)品的驗證”和‘’對合格供方的重新評價”子過程從略。
    評價、選擇和重新評價的準(zhǔn)則
    GB/T19001—2000標(biāo)準(zhǔn)7.4.1條款明確提出：“應(yīng)制定選擇、評價和重新評價的準(zhǔn)則?！边@一準(zhǔn)則是對供方進行調(diào)查、評價和選擇以及重新評價的依據(jù)。因此，組織應(yīng)對此作出具體安排。通常情況下，這一準(zhǔn)則可以包括如下內(nèi)容：
    對供方進行調(diào)查、評價和選擇的主要目的；
    對供方調(diào)查、評價和選擇的主要職責(zé)和權(quán)限，其中可以包括調(diào)查人員，參與評價的部門，合格供方的授權(quán)批準(zhǔn)等職責(zé)和權(quán)限的規(guī)定；
    調(diào)查的主要內(nèi)容及要求；調(diào)查評價的步驟安排；
    調(diào)查評價方法的規(guī)定及說明；合格供方的判斷；
    當(dāng)供方不能滿足要求時的處理意見；
    再評價的時機、方法和要求；記錄要求。
    采購信息
    GB/T19001—2000標(biāo)準(zhǔn)7.4.2條款提出，采購信息應(yīng)表述擬采購的產(chǎn)品。因此，采購信息是對采購產(chǎn)品的要求和采購的依據(jù)。特別是7.4.2a條款提出了“產(chǎn)品、程序、過程和設(shè)備的批準(zhǔn)要求。”這就明確提出了這些要求是由組織批準(zhǔn)后，由采購人員代表本組織向供方提出的要求。對組織的采購信息作出明確的規(guī)定，有助于確保采購產(chǎn)品的質(zhì)量。
    不同的采購產(chǎn)品，應(yīng)有不同的采購要求。什對組織的實際需要，適當(dāng)時，采購信息主要內(nèi)容可包括：
    1.產(chǎn)品的批準(zhǔn)要求。例如，對采購產(chǎn)品的質(zhì)量特性要求，可以包括產(chǎn)品功能和性能特性的要求，提出采購產(chǎn)品的驗收準(zhǔn)則，規(guī)定采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、等級以及應(yīng)滿足的相應(yīng)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和產(chǎn)品規(guī)范等內(nèi)容。對重要的采購產(chǎn)品，也可能提出對構(gòu)成采購產(chǎn)品的原材料的批準(zhǔn)要求，以及產(chǎn)品“緊急放行”和出現(xiàn)不合格時的批準(zhǔn)要求等。
    2.程序的批準(zhǔn)要求。在采購過程中，有很多需要組織和供方共同遵守的程序。這些程序在組織實施采購之前雙方達成共識，可以減少不必要的糾紛，避免給供需雙方造成不必要的損失。例如，在采購過程中雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守《產(chǎn)品交付程序》，其中可以包括采購產(chǎn)品交付的步驟、方法、存放地點、產(chǎn)品標(biāo)識、產(chǎn)品防護、采購產(chǎn)品說明和相關(guān)文件的要求，以及雙方需簽署的交接手續(xù)等。特別應(yīng)注意對產(chǎn)品交付過程中的產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移作出明確的界定，以避免造成雙方不必要的糾葛。這些采購程序的要求，還可以包括《采購產(chǎn)品的讓步接收程序》、《不合格品處理程序》、《供需雙方糾紛處理程序》等。
    3．過程的批準(zhǔn)要求。對于某些重點工程以及航天、核能、軍工等領(lǐng)域，針對重要的采購產(chǎn)品可能提出過程的批準(zhǔn)要求。例如，產(chǎn)品的加工工藝流程，要求供方必須嚴(yán)格遵守。產(chǎn)品加工中不能漏掉某些工序，生產(chǎn)和服務(wù)提供中必須按批準(zhǔn)的作業(yè)文件操作。執(zhí)行的工藝要求如發(fā)生變更，應(yīng)由組織批準(zhǔn)后實施。特別是產(chǎn)品形成中的關(guān)鍵過程、重要過程及需要確認(rèn)的過程的控制，對過程能力的有關(guān)要求等，都應(yīng)嚴(yán)格按組織的批準(zhǔn)要求實施。對檢驗和試驗過程更應(yīng)嚴(yán)格按組織的批準(zhǔn)要求操作，其中可以包括驗證點和停止點的設(shè)置，檢驗方法、步驟及對接收準(zhǔn)則的批準(zhǔn)要求等項內(nèi)容。這些要求未經(jīng)本組織批準(zhǔn)，不得作任何變更。
    4 設(shè)備的批準(zhǔn)要求。對重要的采購產(chǎn)品，使用組織批準(zhǔn)的加工設(shè)備可以確保采購產(chǎn)品的質(zhì)量。一旦發(fā)生加工設(shè)備的變更，包括設(shè)備的規(guī)格、型號的變更都可能影響采購
采購產(chǎn)品加工設(shè)備的變更，應(yīng)由本組織批準(zhǔn)后實施。特別是對關(guān)鍵過程和特殊過程使用的設(shè)備，更應(yīng)由組織批準(zhǔn)。組織對必要的工藝裝備也可能提出批準(zhǔn)要求。
    5.人員資格的要求。根據(jù)采購產(chǎn)品的需求，組織可能對供方人員能力、操作水平及人員資格提出要求。例如，供方人員的技術(shù)能力、操作人員持證上崗等要求。
    6.質(zhì)量管理體系要求。對重要的供方、大批量采購產(chǎn)品的供方或長期合作的供方等，組織可能提出質(zhì)量管理體系的全面要求，要求供方按GBH 19001MO（llfi準(zhǔn)建立并保持質(zhì)量管理體系；要求通過質(zhì)量管理體系認(rèn)證，獲得認(rèn)證合格證書，或由組織實施第二方質(zhì)量管理體系審核，在滿足組織審核要求的前提下，方可作為本組織的合格供方。
    對以上采購信息，應(yīng)根據(jù)組織的實際需要向供方提出要求。這些采購信息都屬于標(biāo)準(zhǔn)742條款提出的“適當(dāng)時”O(jiān)在組織認(rèn)為某項要求沒有必要，或不需要向供方提出，也不會影響采購產(chǎn)品質(zhì)量時，則可以不納人采購信息之中向供方提出要求。
    GB/T19001—2000標(biāo)準(zhǔn)7.4.2條款還明確提出，在與供方溝通前，組織應(yīng)確保所規(guī)定的采購要求是充分與適當(dāng)?shù)?。這就要求組織在向供方提出采購產(chǎn)品要求亡前，進行較充分的評審，以確保對供方提出的要求是全面的，是適用的。
    采購產(chǎn)品的驗證
    1.采購產(chǎn)品驗證的方式
   GB/T19001—2000標(biāo)準(zhǔn)7.4.3條款提出，組織應(yīng)確定并實施檢驗或其他必要的活動，以確保采購的產(chǎn)品滿足規(guī)定的采購要求。這就要求組織應(yīng)針對本組織采購產(chǎn)品的特點，對采購產(chǎn)品的驗證方式作出安排。驗證的目的是確保采購產(chǎn)品滿足現(xiàn)定的采購要求。一般情況下，組織對采購產(chǎn)品的驗證，存在以下幾種情況，見下圖：

本頁關(guān)鍵詞：采購過程的控制