既然檢驗標準發(fā)生了變化，就應按規(guī)定用書面文件通知檢驗科。本案違反了標準“4.2.3文件控制”的“d)確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本?！?

〖案例022〗根據(jù)文件編號管理規(guī)定，各部門質(zhì)量文件編號為“部門代號+序號+年號”組成。在辦公室審核時，審核員請秘書從電腦里調(diào)出上個月的文件收發(fā)記錄，發(fā)現(xiàn)管家部員工手冊的編號不是按上述規(guī)定執(zhí)行的。秘書說這個編號是從兩年前延續(xù)下來的，如果按照規(guī)定更改，擔心會引起混亂。

案例分析:這是文件控制的問題，應該按照公司統(tǒng)一的規(guī)定對文件進行編號，以便進行管理。本案違反了標準“4.2.3文件控制”的“質(zhì)量管理體系所要求的文件應予以控制?！钡囊?guī)定。

〖案例023〗在檢驗科，審核員查閱《產(chǎn)品檢驗管理制度》時看到制度規(guī)定:“每個車間沒有專職檢驗員一名。”審核員問檢驗科長:“這是什么意思?”科長仔細看了一遍，笑著說:“可能打字員把‘設(shè)有’打印成‘沒有’了?！睂徍藛T看到，該文件批準欄內(nèi)有總經(jīng)理批準的簽字。

    案例分析:這種笑話在組織提供的文件中時有發(fā)生，因為領(lǐng)導在簽字時根本沒有認真地把文件再仔細看一遍。組織的質(zhì)量管理體系文件是受控文件，是組織的法規(guī)性文件，各級員工必須認真遵照執(zhí)行。因此領(lǐng)導在簽字前一定要認真審查文件，以達到審批的目的。本案違反了標準“4.2.3文件控制”的“a)文件發(fā)布前得到批準，以確保文件是充分與適宜的；”的規(guī)定。

〖案例024〗審核員查看《游泳池管理規(guī)定》，其中第二條規(guī)定“本泳池沒有救生員，請聽從他們的勸導及安排”。審核員問:“這‘沒有’是怎么回事?”負責人看了管理規(guī)定說:“大概是打印錯誤，把‘設(shè)有’寫成‘沒有’了”，并隨手把“沒”字改成“設(shè)”字。

案例分析:把“設(shè)”打印成“沒”，這是打印員的錯誤。但是作為質(zhì)量管理體系運行的文件，是經(jīng)過領(lǐng)導審批的，如果領(lǐng)導只是走形式簽字而已，則違反了標準“4.2.3文件控制”的“a)文件發(fā)布前得到批準，以確保文件是充分與適宜的；”的規(guī)定。負責人隨手把“沒有”改成“設(shè)有”，又違反了標準4.2.3的“b)必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；”的規(guī)定。

〖案例025〗在試驗室檢驗員正在進行管道壓力試驗，壓力表顯示所用的壓力為130牛頓／平方米。審核員問:“應該試壓多長時間?”檢驗員回答:“一分半鐘?！睂徍藛T在查閱檢驗規(guī)程時看到上面規(guī)定的壓力應該是160牛頓／平方米，便問:“為什么不按照規(guī)程的規(guī)定壓力作試驗?”檢驗員說:“規(guī)程規(guī)定的不合理，上個月廠里開會做了修改，檢驗科長電話通知我們按照130牛頓／平方米的壓力做試驗?！睂徍藛T問:“有沒有更改規(guī)程的文件下發(fā)?”檢驗員說:“大概沒來得及發(fā)下來吧?！?/P>

    案例分析:

檢驗文件的更改沒有按規(guī)定的程序進行審批，只用電話通知就進行修改是不正確的。本案違反了標準“違反了標準“4.2.3文件控制”的“b)必要時對文件進行評審和更新，并再次批準；”。

〖案例026〗在印刷車間旁邊的小屋內(nèi)，將印刷用的膠輥存放在鐵架子上面。屋子墻上懸掛著《膠輥存放注意事項》，其中第三條寫著:“不允許將膠輥存放在潮濕的地方?！钡菍徍藛T看到，該屋內(nèi)設(shè)有水池，還有電熱水器，地上到處都是水跡。審核員問車間主任:“這規(guī)定的第三條如何控制?”車間主任說:“我不知道這條規(guī)定的道理何在，實際上并不影響膠輥的使用嘛?！睂徍藛T:“那為什么還有此規(guī)定呢?”車間主任:“這是很久以前規(guī)定的，我也不知道為什么這么定?！?/P>

    案例分析:很多組織在貫徹質(zhì)量管理體系標準以前就編制了很多文件，但是沒有注明編制、審核、批準人姓名。結(jié)果，過幾年后當對某項內(nèi)容不明白時，誰也不知道該問誰去。本案沒有按規(guī)定存放膠輥，違反了標準“6.3基礎(chǔ)設(shè)施”的“組織應確定、提供并維護為達到產(chǎn)品符合要求所需的基礎(chǔ)設(shè)施?！钡囊?guī)定，盡管車間主任的解釋可能是合理的，但是不合法。既然認為規(guī)定的有些內(nèi)容不適宜，就應該根據(jù)實際情況進行修訂。這里又違反了標準“4.2.3文件控制的“b)必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；”的規(guī)定。

〖案例027〗在審查一個企業(yè)時發(fā)現(xiàn)技術(shù)科目前使用的一些管理文件與實際運作不相符，例如文件規(guī)定“技術(shù)科副科長負責所有技術(shù)檔案的歸檔工作”，而實際上技術(shù)科一年前就沒有副科長了。審核員問:“這份文件是什么時候編制的?”技術(shù)科長說:“這份文件是我們原來搞全面質(zhì)量管理活動時編制的，這次搞ISO 9001認證，我們就把那時的文件原封不動地搬了過來?！?/P>

    案例分析:許多準備申請認證的企業(yè)經(jīng)常有這種情況發(fā)生。以前的文件或規(guī)定，也不認真地審查一下是否還符合實際，只是簡單地搬過來用。本案違反了標準“4.2.3文件控制”的“a)文件發(fā)布前得到批準，以確保文件是充分與適宜的；”。

〖案例028〗產(chǎn)品檢驗規(guī)程規(guī)定產(chǎn)品的試驗溫度是80℃，保持10小時。審核員在檢查試驗記錄時發(fā)現(xiàn)，一個月前試驗記錄是80℃保持10小時，但最近卻是40℃，保持15小時。檢驗科長說:“最近加溫設(shè)備有故障，溫度加不上去，因此我們把溫度降了下來，但延長了保溫時間。實際上這兩種方法是等效的。”審核員要求出示更改規(guī)程的書面證據(jù)，檢驗科長說:“這只是權(quán)宜之計，等設(shè)備修好后我們再按原來的規(guī)定做，因此我們沒有下達書面的文件?！?/P>

    案例分析:即使是臨時的工藝更改，也應按受控文件更改的程序辦理。本案違反了標準“4.2.3文件控制”的“b)必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；”的規(guī)定。

〖案例029〗審核員在酒店質(zhì)管部看到酒店管理制度匯編，是1993年酒店開業(yè)時發(fā)布實施的，而酒店今年又發(fā)布實施了質(zhì)量手冊、程序文件。兩個文件在客房管理、餐飲管理都有一些不一致的規(guī)定。審核員問:“哪個文件算數(shù)?”質(zhì)保部長回答:“管理制度未作廢，都有效。”

案例分析:本案違反了標準“4.2.3文件控制”的“b)必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；”的規(guī)定。應對文件進行評審、更新，而不能把舊文件照搬過來了事。

〖案例030〗在一個物業(yè)公司中，發(fā)現(xiàn)以下幾點:a.工程部的機構(gòu)設(shè)置圖已過時；b.管理部使用的服務標準已被撤消5c.采購人員使用的優(yōu)先供貨商名單不是新的。

    案例分析:                

這幾件事都是文件已經(jīng)過時還在使用。違反了標準“4.2.3文件控制”的“g)防止作廢文件的非預期使用，……。”的規(guī)定。