既然檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生了變化，就應(yīng)按規(guī)定用書(shū)面文件通知檢驗(yàn)科。本案違反了標(biāo)準(zhǔn)“4.2.3文件控制”的“d)確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本?！?

〖案例022〗根據(jù)文件編號(hào)管理規(guī)定，各部門(mén)質(zhì)量文件編號(hào)為“部門(mén)代號(hào)+序號(hào)+年號(hào)”組成。在辦公室審核時(shí)，審核員請(qǐng)秘書(shū)從電腦里調(diào)出上個(gè)月的文件收發(fā)記錄，發(fā)現(xiàn)管家部員工手冊(cè)的編號(hào)不是按上述規(guī)定執(zhí)行的。秘書(shū)說(shuō)這個(gè)編號(hào)是從兩年前延續(xù)下來(lái)的，如果按照規(guī)定更改，擔(dān)心會(huì)引起混亂。

案例分析:這是文件控制的問(wèn)題，應(yīng)該按照公司統(tǒng)一的規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，以便進(jìn)行管理。本案違反了標(biāo)準(zhǔn)“4.2.3文件控制”的“質(zhì)量管理體系所要求的文件應(yīng)予以控制?！钡囊?guī)定。

〖案例023〗在檢驗(yàn)科，審核員查閱《產(chǎn)品檢驗(yàn)管理制度》時(shí)看到制度規(guī)定:“每個(gè)車(chē)間沒(méi)有專職檢驗(yàn)員一名。”審核員問(wèn)檢驗(yàn)科長(zhǎng):“這是什么意思?”科長(zhǎng)仔細(xì)看了一遍，笑著說(shuō):“可能打字員把‘設(shè)有’打印成‘沒(méi)有’了?！睂徍藛T看到，該文件批準(zhǔn)欄內(nèi)有總經(jīng)理批準(zhǔn)的簽字。

    案例分析:這種笑話在組織提供的文件中時(shí)有發(fā)生，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)在簽字時(shí)根本沒(méi)有認(rèn)真地把文件再仔細(xì)看一遍。組織的質(zhì)量管理體系文件是受控文件，是組織的法規(guī)性文件，各級(jí)員工必須認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。因此領(lǐng)導(dǎo)在簽字前一定要認(rèn)真審查文件，以達(dá)到審批的目的。本案違反了標(biāo)準(zhǔn)“4.2.3文件控制”的“a)文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分與適宜的；”的規(guī)定。

〖案例024〗審核員查看《游泳池管理規(guī)定》，其中第二條規(guī)定“本泳池沒(méi)有救生員，請(qǐng)聽(tīng)從他們的勸導(dǎo)及安排”。審核員問(wèn):“這‘沒(méi)有’是怎么回事?”負(fù)責(zé)人看了管理規(guī)定說(shuō):“大概是打印錯(cuò)誤，把‘設(shè)有’寫(xiě)成‘沒(méi)有’了”，并隨手把“沒(méi)”字改成“設(shè)”字。

案例分析:把“設(shè)”打印成“沒(méi)”，這是打印員的錯(cuò)誤。但是作為質(zhì)量管理體系運(yùn)行的文件，是經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批的，如果領(lǐng)導(dǎo)只是走形式簽字而已，則違反了標(biāo)準(zhǔn)“4.2.3文件控制”的“a)文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分與適宜的；”的規(guī)定。負(fù)責(zé)人隨手把“沒(méi)有”改成“設(shè)有”，又違反了標(biāo)準(zhǔn)4.2.3的“b)必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)；”的規(guī)定。

〖案例025〗在試驗(yàn)室檢驗(yàn)員正在進(jìn)行管道壓力試驗(yàn)，壓力表顯示所用的壓力為130牛頓／平方米。審核員問(wèn):“應(yīng)該試壓多長(zhǎng)時(shí)間?”檢驗(yàn)員回答:“一分半鐘。”審核員在查閱檢驗(yàn)規(guī)程時(shí)看到上面規(guī)定的壓力應(yīng)該是160牛頓／平方米，便問(wèn):“為什么不按照規(guī)程的規(guī)定壓力作試驗(yàn)?”檢驗(yàn)員說(shuō):“規(guī)程規(guī)定的不合理，上個(gè)月廠里開(kāi)會(huì)做了修改，檢驗(yàn)科長(zhǎng)電話通知我們按照130牛頓／平方米的壓力做試驗(yàn)?！睂徍藛T問(wèn):“有沒(méi)有更改規(guī)程的文件下發(fā)?”檢驗(yàn)員說(shuō):“大概沒(méi)來(lái)得及發(fā)下來(lái)吧?！?/P>

    案例分析:

檢驗(yàn)文件的更改沒(méi)有按規(guī)定的程序進(jìn)行審批，只用電話通知就進(jìn)行修改是不正確的。本案違反了標(biāo)準(zhǔn)“違反了標(biāo)準(zhǔn)“4.2.3文件控制”的“b)必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審和更新，并再次批準(zhǔn)；”。

〖案例026〗在印刷車(chē)間旁邊的小屋內(nèi)，將印刷用的膠輥存放在鐵架子上面。屋子墻上懸掛著《膠輥存放注意事項(xiàng)》，其中第三條寫(xiě)著:“不允許將膠輥存放在潮濕的地方?！钡菍徍藛T看到，該屋內(nèi)設(shè)有水池，還有電熱水器，地上到處都是水跡。審核員問(wèn)車(chē)間主任:“這規(guī)定的第三條如何控制?”車(chē)間主任說(shuō):“我不知道這條規(guī)定的道理何在，實(shí)際上并不影響膠輥的使用嘛?！睂徍藛T:“那為什么還有此規(guī)定呢?”車(chē)間主任:“這是很久以前規(guī)定的，我也不知道為什么這么定?！?/P>

    案例分析:很多組織在貫徹質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)以前就編制了很多文件，但是沒(méi)有注明編制、審核、批準(zhǔn)人姓名。結(jié)果，過(guò)幾年后當(dāng)對(duì)某項(xiàng)內(nèi)容不明白時(shí)，誰(shuí)也不知道該問(wèn)誰(shuí)去。本案沒(méi)有按規(guī)定存放膠輥，違反了標(biāo)準(zhǔn)“6.3基礎(chǔ)設(shè)施”的“組織應(yīng)確定、提供并維護(hù)為達(dá)到產(chǎn)品符合要求所需的基礎(chǔ)設(shè)施。”的規(guī)定，盡管車(chē)間主任的解釋可能是合理的，但是不合法。既然認(rèn)為規(guī)定的有些內(nèi)容不適宜，就應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂。這里又違反了標(biāo)準(zhǔn)“4.2.3文件控制的“b)必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)；”的規(guī)定。

〖案例027〗在審查一個(gè)企業(yè)時(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)科目前使用的一些管理文件與實(shí)際運(yùn)作不相符，例如文件規(guī)定“技術(shù)科副科長(zhǎng)負(fù)責(zé)所有技術(shù)檔案的歸檔工作”，而實(shí)際上技術(shù)科一年前就沒(méi)有副科長(zhǎng)了。審核員問(wèn):“這份文件是什么時(shí)候編制的?”技術(shù)科長(zhǎng)說(shuō):“這份文件是我們?cè)瓉?lái)搞全面質(zhì)量管理活動(dòng)時(shí)編制的，這次搞ISO 9001認(rèn)證，我們就把那時(shí)的文件原封不動(dòng)地搬了過(guò)來(lái)。”

    案例分析:許多準(zhǔn)備申請(qǐng)認(rèn)證的企業(yè)經(jīng)常有這種情況發(fā)生。以前的文件或規(guī)定，也不認(rèn)真地審查一下是否還符合實(shí)際，只是簡(jiǎn)單地搬過(guò)來(lái)用。本案違反了標(biāo)準(zhǔn)“4.2.3文件控制”的“a)文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分與適宜的；”。

〖案例028〗產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)程規(guī)定產(chǎn)品的試驗(yàn)溫度是80℃，保持10小時(shí)。審核員在檢查試驗(yàn)記錄時(shí)發(fā)現(xiàn)，一個(gè)月前試驗(yàn)記錄是80℃保持10小時(shí)，但最近卻是40℃，保持15小時(shí)。檢驗(yàn)科長(zhǎng)說(shuō):“最近加溫設(shè)備有故障，溫度加不上去，因此我們把溫度降了下來(lái)，但延長(zhǎng)了保溫時(shí)間。實(shí)際上這兩種方法是等效的?！睂徍藛T要求出示更改規(guī)程的書(shū)面證據(jù)，檢驗(yàn)科長(zhǎng)說(shuō):“這只是權(quán)宜之計(jì)，等設(shè)備修好后我們?cè)侔丛瓉?lái)的規(guī)定做，因此我們沒(méi)有下達(dá)書(shū)面的文件?！?/P>

    案例分析:即使是臨時(shí)的工藝更改，也應(yīng)按受控文件更改的程序辦理。本案違反了標(biāo)準(zhǔn)“4.2.3文件控制”的“b)必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)；”的規(guī)定。

〖案例029〗審核員在酒店質(zhì)管部看到酒店管理制度匯編，是1993年酒店開(kāi)業(yè)時(shí)發(fā)布實(shí)施的，而酒店今年又發(fā)布實(shí)施了質(zhì)量手冊(cè)、程序文件。兩個(gè)文件在客房管理、餐飲管理都有一些不一致的規(guī)定。審核員問(wèn):“哪個(gè)文件算數(shù)?”質(zhì)保部長(zhǎng)回答:“管理制度未作廢，都有效?！?/P>

案例分析:本案違反了標(biāo)準(zhǔn)“4.2.3文件控制”的“b)必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)；”的規(guī)定。應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審、更新，而不能把舊文件照搬過(guò)來(lái)了事。

〖案例030〗在一個(gè)物業(yè)公司中，發(fā)現(xiàn)以下幾點(diǎn):a.工程部的機(jī)構(gòu)設(shè)置圖已過(guò)時(shí)；b.管理部使用的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)已被撤消5c.采購(gòu)人員使用的優(yōu)先供貨商名單不是新的。

    案例分析:                

這幾件事都是文件已經(jīng)過(guò)時(shí)還在使用。違反了標(biāo)準(zhǔn)“4.2.3文件控制”的“g)防止作廢文件的非預(yù)期使用，……?！钡囊?guī)定。