按照過(guò)程方法理解標(biāo)準(zhǔn)和形成審核思路

作為一名熟練的審核員，將審核檢查表熟記于心，有利于在審核過(guò)程中保持思路清晰、目標(biāo)明確、內(nèi)容周密完整，從而保持思路清晰、目標(biāo)明確、內(nèi)容周密完整，從而保持審核的連續(xù)性和節(jié)奏。但是，GB/T19001-2000標(biāo)準(zhǔn)有著較多的內(nèi)容，死記硬背檢查表又不是一件容易的事。那么，如何在審核時(shí)既不拘泥于檢查表，又能基本遵循檢查表進(jìn)行，使審核過(guò)程受控？筆者認(rèn)為，按過(guò)程方法對(duì)每一個(gè)過(guò)程按順序進(jìn)行理解和記憶，沿著清晰的思路進(jìn)行審核，可以取得事半功倍的效果。下面，以GB/T19001-2000標(biāo)準(zhǔn)7.4“采購(gòu)”為例進(jìn)行說(shuō)明。
采購(gòu)是一個(gè)過(guò)程，其輸入是采購(gòu)要求，經(jīng)過(guò)一系列的采購(gòu)活動(dòng)，輸出的是采購(gòu)產(chǎn)品。因此，可以將7.4條款中的三個(gè)分條款綜合起來(lái)，按照采購(gòu)活動(dòng)的順序理解和記憶。
一、理解要點(diǎn)
1、采購(gòu)要求
① 采購(gòu)要求主要包括技術(shù)要求、圖紙等。適用時(shí)，也包括對(duì)產(chǎn)品、程序、過(guò)程和設(shè)備的批準(zhǔn)要求，以及人員資格的要求和質(zhì)量管理體系等方面的要求。
② 在制定采購(gòu)要求時(shí)，應(yīng)識(shí)別采購(gòu)產(chǎn)品對(duì)實(shí)現(xiàn)過(guò)程和交付產(chǎn)品的影響程度。
不能對(duì)所有物資的采購(gòu)都采用相同的控制方法，而應(yīng)根據(jù)采購(gòu)產(chǎn)品對(duì)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程和交付產(chǎn)品的影響程度決定適用的方法，如A、B、C分類控制法。
③ 制定采購(gòu)要求的根據(jù)是銷售計(jì)劃、合同要求等。
2、與采購(gòu)相關(guān)的活動(dòng)
① 評(píng)價(jià)和選擇供方，包括制定選擇、評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)供方的準(zhǔn)則，評(píng)價(jià)記錄，合格供方名錄。
② 制定采購(gòu)文件，包括采購(gòu)計(jì)劃和合同、訂單。制定采購(gòu)計(jì)劃的根據(jù)一般是銷售計(jì)劃和庫(kù)存報(bào)表。
③ 在合格供方目錄中選擇供方。
④ 采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)證（對(duì)輸出是否滿足輸入要求的驗(yàn)證），其驗(yàn)證活動(dòng)包括檢驗(yàn)、測(cè)量、觀察、提供合格證明文件等；驗(yàn)證可由組織在自己的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行，由顧客在組織的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行，由組織在供方的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行，由顧客在供方的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行。對(duì)后兩種情況，組織應(yīng)在采購(gòu)文件中規(guī)定如何進(jìn)行驗(yàn)證及產(chǎn)品放行方法。
⑤ 對(duì)不合格采購(gòu)產(chǎn)品的處置。
⑥ 建立供方業(yè)績(jī)記錄。
⑦ 與供方進(jìn)行信息溝通。
二、審核要點(diǎn)
審核時(shí)，可以按照對(duì)標(biāo)準(zhǔn)理解和記憶的順序進(jìn)行，可以按照4.2.3和4.2.4條款的通用要求對(duì)過(guò)程中形成的文件和記錄進(jìn)行審核。
1、對(duì)文件和記錄的審核
① 對(duì)采購(gòu)過(guò)程中形成的所有文件，包括采購(gòu)要求，均需按文件控制（4.2.3）的要求進(jìn)行審核，以確保文件是充分與適宜的。
② 對(duì)采購(gòu)過(guò)程中形成的質(zhì)量記錄，應(yīng)按記錄控制（4.2.4）的要求進(jìn)行審查。
2、對(duì)采購(gòu)要求的審核
① 查采購(gòu)要求是否經(jīng)過(guò)審批及如何控制更改，提供給供方的文件是否經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)和登記，如何保持采購(gòu)要求的充分性與適宜性。
② 采購(gòu)產(chǎn)品是否分類或分級(jí)，如何控制。
③ 抽查份數(shù)銷售計(jì)劃和合同，確定合同要求與采購(gòu)要求是否一致。
④ 查采購(gòu)人員是否清楚并理解采購(gòu)要求，是否按采購(gòu)要求實(shí)施采購(gòu)，抽查數(shù)種關(guān)鍵產(chǎn)品進(jìn)行核實(shí)。
⑤ 采購(gòu)要求變更時(shí)如何控制，查采購(gòu)文件更改情況。
3、采購(gòu)活動(dòng)的審核
① 查閱選擇、評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)供方的準(zhǔn)則。
② 查閱供方評(píng)價(jià)記錄，確定是否符合評(píng)價(jià)及選擇供方的準(zhǔn)則。
③ 查閱合格供方名錄，抽查數(shù)份合格供方的評(píng)價(jià)記錄，確定是否按準(zhǔn)則進(jìn)行了評(píng)定并得到批準(zhǔn)，有關(guān)檢驗(yàn)和驗(yàn)證人員是否知道合格供方名錄。
④ 查材料庫(kù)能否及時(shí)、正確地提供庫(kù)存報(bào)表作為編制采購(gòu)計(jì)劃的依據(jù)，確定庫(kù)存數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，采購(gòu)計(jì)劃的要求是否明確、合理，是否與采購(gòu)要求相一致，采購(gòu)計(jì)劃是否得到審批。
⑤ 查合同、訂單的采購(gòu)要求是否明確，確定相關(guān)責(zé)任部門是否按采購(gòu)計(jì)劃的要求及時(shí)發(fā)出采購(gòu)單或簽定采購(gòu)合同，以確保生產(chǎn)對(duì)供應(yīng)的要求。應(yīng)抽查數(shù)份采購(gòu)單與采購(gòu)合同核實(shí)。
⑥ 抽查數(shù)份采購(gòu)單、采購(gòu)合同或者入庫(kù)單等，確定是否在合格供方目錄中選擇供方。
⑦ 組織開展了哪些采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)證活動(dòng)，以確定采購(gòu)產(chǎn)品是否滿足規(guī)定的采購(gòu)要求。對(duì)學(xué)要在供方現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證時(shí)，如何安排實(shí)施。
⑧ 對(duì)不合格的采購(gòu)產(chǎn)品如何處置，查相應(yīng)的處置記錄。
⑨ 查是否建立合格供方的供貨業(yè)績(jī)記錄，供方供貨業(yè)績(jī)不良時(shí)是否采取措施促使其改進(jìn)，如何對(duì)供方進(jìn)行重新評(píng)定和選擇。對(duì)供方重新評(píng)價(jià)結(jié)果及跟蹤措施是否有記錄并予以保持。
⑩ 如何與顧客進(jìn)行信息溝通，是否建立與合格供方的信息反饋渠道。為了與顧客及時(shí)溝通、保持協(xié)調(diào)，溝通了哪些信息。
以上思路，是按照采購(gòu)活動(dòng)的順序進(jìn)行的，便于理解和記憶，可以作為審核采購(gòu)過(guò)程的通用檢查表。在審核其他過(guò)程時(shí)，按照此思路，根據(jù)實(shí)際情況審查相應(yīng)的責(zé)任部門，酌情加減一些內(nèi)容即可。

本頁(yè)關(guān)鍵詞：按照過(guò)程方法理解標(biāo)準(zhǔn)和形成審核思路