談?wù)劇皩徍俗C據(jù)”的誤區(qū)

    當(dāng)前，在以ISO 9000為代表的管理體系認(rèn)證的實施過程中，相當(dāng)程度地存在表面化、形式化、教條化問題，這不僅削弱了管理體系標(biāo)準(zhǔn)在組織管理中應(yīng)發(fā)揮的作用，也影響了社會和組織對認(rèn)證的認(rèn)知程度和認(rèn)證的聲譽。造成這一問題的原因是多方面的，其中之一是：相當(dāng)一部分審核人員對審核證據(jù)的認(rèn)識陷人了誤區(qū)，使得貫標(biāo)組織不得不大量做表面文章。
    ISO 9001：2000和ISO 19011：2000標(biāo)準(zhǔn)指出，審核證據(jù)是“與審核準(zhǔn)則有關(guān)的并且能夠證實的記錄、事實陳述或其他信息”，但在很多審核員的認(rèn)識中，記錄變成了審核證據(jù)的代名詞，甚至一些不能被證實的記錄也被擴(kuò)大為審核證據(jù)。
    早些年的認(rèn)證行業(yè)有這樣一句話：寫我所做、做我所寫、記我所做。目前，這種說法已經(jīng)落后，甚至是錯誤的，說白了就是要求組織用文字規(guī)定并記載自己的管理活動。如果只是把自己的做法寫下來，形成所謂”文件規(guī)定”，再按‘文件規(guī)定”做，這對組織的管理有多大意義？如果做的都要記下來，那么組織要花多少精力在這樣的“記錄”上，認(rèn)證豈不變成了”文字游戲”？
    導(dǎo)致審核員把記錄當(dāng)成惟一審核證據(jù)的另一個原因是：許多人總認(rèn)為“白紙黑字”比較可靠，而口說當(dāng)然無憑。記錄的優(yōu)點是一目了然，獲取這樣的審核證據(jù)對審核員來講相對容易。相比之下，ISO 19011：2002標(biāo)準(zhǔn)指出的收集信息方法，如面談（可獲取事實陳述），需要審核員有清晰的邏輯思維，如對活動的觀察（可獲取其他信息），需要審核員有敏銳的專業(yè)眼光，但這恰恰是很多審核員最為欠缺的。
    筆者見過很多審核員出具的不符合項報告，多數(shù)寫道，“提供不出做了某項工作的證據(jù)”（受審核方?jīng)]有提供審核員希望的記錄）。出具這類報告的審核員沒有明確自己究竟需要什么樣的“審核證據(jù)”。確實，受審核方有按照審核員的求證要求提供審核證據(jù)的責(zé)任，但很多審核員卻把這項屬于自己的責(zé)任強(qiáng)加給受審核方，要其主動舉證證實自己做了某項工作。
    雖然一些體系認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要求組織“應(yīng)建立并保持記錄，以提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)”（ISO 90（）：2000標(biāo)準(zhǔn)4M4條），“組織應(yīng)保存記錄，在對其體系及自身適宜時，用來證明符合本標(biāo)準(zhǔn)的
    要求”（ISO lapel：1996標(biāo)準(zhǔn)453條），但從標(biāo)準(zhǔn)要求的角度看，這些必須保持的記錄僅限于標(biāo)準(zhǔn)條款中所要求的那些方面。筆者認(rèn)為，這些標(biāo)準(zhǔn)要求的記錄總體上偏重于檢查和處置活動中有關(guān)信息的記錄，希望藉此便干外界了解組織發(fā)現(xiàn)改進(jìn)機(jī)會和實施改進(jìn)的狀況。通常，組織會保持某些必須的記錄，法律法規(guī)（包括其他組織必須遵守的要求）也可能會提出一些保持記錄的要求。因此，審核員不應(yīng)要求受審核方提供超出上述范疇的記錄，否則只能驅(qū)使組織為迎合審核員的“口味’而把記錄的種類和數(shù)量不斷膨脹，最終走到“凡事要留下痕跡”的極端。

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