現(xiàn)場審核的有效性及效率

    現(xiàn)場審核必須在規(guī)定的時間內(nèi)取得足以證明體系有效運行的證據(jù)。充分的證據(jù)、公正客觀的判定和評價反映了審核的有效性，在有限的時間內(nèi)完成取證任務體現(xiàn)了審核的效率。因此，現(xiàn)場審核必須把握好審核的效率和有效性，以保證圓滿完成審核任務。
    一、審核的有效性
    現(xiàn)場審核的有效性主要體現(xiàn)為是否實現(xiàn)審核目的，可從以下幾個方面考慮。
    1.審核廣度
    收集到的審核證據(jù)必須覆蓋審核范圍（即產(chǎn)品／服務范圍）和過程范圍（設計／開發(fā)。生產(chǎn)、銷售和服務）。
    審核范圍決定認證證書所載明的體系覆蓋范圍，也是認證機構(gòu)審批認證證書的核心內(nèi)容，現(xiàn)場審核必須從銷售、設計、生產(chǎn)服務提供過程以及檢驗等多方面認真求證，以取得支持性的證據(jù)。
    2.審核深度
    (1)取得判定體系有效性的充分證據(jù)。體系是由各個過程組成的，對每個過程的審核必須涉及以下內(nèi)容。
    ①過程是否已展開，即過程的流程是否確定、過程的有關條件和要求是否被規(guī)定、過程的職責是否明確。
    ②過程是否被執(zhí)行，如過程是否按規(guī)定的流程運作、運作是否符合規(guī)定的條件和要求等。
    ③過程的結(jié)果是否達到了預期的目的。
    （2）開具不合格報告要慎重。
    ①每個不合格報告應代表一個方面。
    ②不合格事實應直接指向問題的實質(zhì)和要害，不可避重就輕。
    ③不合格項開出的角度、用詞等應認真推敲。
    典型案例一：
    某橡膠廠沒有對變壓器油的供貨單位進行評價。
    評述：可能該橡膠廠有較多的供方?jīng)]有評價，審核員只是從中抓出了一個不具代表性的變壓器油，該不符合項使人難以接受。
    典型案例二：
    某電機廠的轉(zhuǎn)子鑄鋁是特殊工序，也是電機生產(chǎn)過程的質(zhì)量控制點，但該廠提供不出該工序的檢驗記錄。
    受審核方的原因分析：特殊工序是不可檢工序，故沒有記錄。
    評述：審核員的本意是要求受審核方提供對轉(zhuǎn)子鑄鋁過程進行監(jiān)視和測量的證據(jù)，但由于用詞不當，用“檢驗”替代了“監(jiān)視和測量”，使意思表達變了“味”。從受審核方的原因分析可以看出，該不合格項沒有產(chǎn)生任何不良影響，帶來的只有受審核方的抵觸情緒。
    一個恰當?shù)牟缓细耥椏梢杂辛Φ赝苿邮軐徍朔皆谀骋粋€方面的改進，而一個不恰當?shù)牟缓细耥梽t會降低審核組的形象，引起受審核方的反感，使其產(chǎn)生應付審核的情緒，從而降低審核工作的有效性。
    (3)對受審核方的體系做出全面評價。
    該評價應是系統(tǒng)的綜合評價，即體系應保持和發(fā)揚什么、改進的方向是什么。這是受審核方非常關注的問題，也是審核是否成功的表現(xiàn)之一。
    二、提高審核效率和有效性的對策
    1.審核準備
    審核準備主要應解決審什么和怎么市兩個問題。
    ①審什么。首先，應從宏觀上搞清楚審核范圍，即本次審核的體系所覆蓋的產(chǎn)品／服務范圍及產(chǎn)品／服務活動所涉及的過程范圍。忽視了這一點，很難保證全面取證，其結(jié)果將影響審核結(jié)論的確定和認證的批準。其次，要明確受審核部門的職責，也就是說他們于什么審核人員就要審什么，不能漏項。
    ②怎么審——準備如何取證。審核員應認真閱讀受審核方的體系文件。如果出現(xiàn)以下情況，應編制檢查表；重要的審核，如對高層領導的審核；對較陌生行業(yè)的審核；審核經(jīng)驗尚不豐富時。審核人員可以事先理出一個清晰的思路，以便快捷、圓滿地完成審核任務。
    2.分清主次
    以審核某質(zhì)檢部門為例，其承擔的主要職責有7.6、8.2.4、8.3，配合職責有5.4.1、5.3.3、8.4、8.5等。其中，最重要的質(zhì)量活動就是8.2.4“產(chǎn)品的監(jiān)視和測量”。圍繞這個主線展開審核，資源的配置則帶出了7.6的很大一部分，檢驗結(jié)果的處置則帶出了8.3的全部內(nèi)容，檢驗結(jié)果的匯總分析和傳遞則涉及8.4和5.5.3。這一主線的審核工作完成后，所剩的工作量就很少了。
    3.關注結(jié)果，更關注過程
    過程的方法、過程的資源配置、過程條件的穩(wěn)定性等決定了過程的結(jié)果。因此，審核中不僅要關注結(jié)果的符合性，更要關注過程轉(zhuǎn)換中的各相關因素。產(chǎn)品實現(xiàn)過程如此，其他管理過程也如此，如管理評審、設計評審等。審核人員不僅要查看其評審報告，更應了解其評審的過程和評審的方法。采用正確的評審途徑和方法，可保證預期結(jié)果的實現(xiàn)，一旦這些評審活動流于形式，必然影響其結(jié)果的有效性。
    4.審核記錄
    審核記錄是現(xiàn)場審核取得證據(jù)的證明。記錄過簡有取證不足之嫌，過細則耗時費力，其結(jié)果勢必因?qū)徍诵蔬^低而影響審核的有效性。如何記錄才能滿足要求是一個涉及諸多因素的問題，筆者就自己的經(jīng)驗談幾點原則性的意見；
    ①審到的必須記到，以證明審核人員在哪些方面實施了審核。
    ②不抄寫所審到的文件內(nèi)容，不抄寫審核所涉及到的記錄內(nèi)容。
    ③審核記錄要繁簡適度，應掌握的一般原則是：重要的活動和事件應詳細記錄，次要的可簡單記錄；不符合事實應詳細記錄，符合事實可簡單記錄；審核報告有具體內(nèi)容要求的應詳細記錄，無具體內(nèi)容要求的可簡單記錄。
    5.審核應注意的幾個問題
    ①少講解標準。當遇到受審核部門領導對標準條款理解不透徹時，少數(shù)審核人員喜歡用很多時間講解標準。
    ②不“審批”文件。對受審核方的文件，只要其運作和控制思路清楚就可以，而不要過于從語法、用詞等方面進行挑剔。
    ③不糾纏過細的情節(jié)。類似事情關注多了，既會影響審核效率，又會影響審核效果。
    6.監(jiān)督審核有別于初審
    在很多領域或質(zhì)量活動中，監(jiān)督審核不應是初審的重復。以對高層領導的審核為例，監(jiān)督審核的重點是：
    ①組織的變化情況，如組織結(jié)構(gòu)、體系文件、產(chǎn)品／服務以及方什、目標的變化情況等；
    ②對法律法規(guī)的遵守情況；
    ③以顧客為關注焦點，如市場及銷售基本情況、顧客投訴及處置情況、顧客滿意情況；
    ④監(jiān)視和測量，如方針＼目標的實現(xiàn)情況，產(chǎn)品／服務質(zhì)量的穩(wěn)定情況，內(nèi)審情況；
    ⑤管理評審的基本情況；
    ⑥持續(xù)改進的情況等。
    對受審核方工藝部門的監(jiān)督審核，當涉及到工藝文件時，應重點關注其針對新產(chǎn)品實現(xiàn)所策劃的有關工藝文件的充分性和適宜性。對于受審核方以前的工藝文件，則不必耗費過多的精力。
減少不必要的重復，提高審核效率，對保證審核有效性是非常重要的。

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