基于信息資源目錄的政務信息資源管理實踐

我國電子政務經(jīng)過多年的發(fā)展，已從網(wǎng)絡、網(wǎng)站和單一應用系統(tǒng)建設進入了以資源整合和共享為核心的信息資源管理階段。政務信息資源管理成為我國電子政務發(fā)展的重點工作。為此，國家先后出臺了《關于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》（中辦發(fā)[2004]34號），《中華人民共和國政府信息公開條例》等法規(guī)、文件、標準，為政務信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造了良好的環(huán)境條件。然而，政務信息資源管理工作仍是一個全新的課題，如何在實際工作中組織實施還需要理論的研究和實踐的探索。
一、政務信息資源管理簡述
 
信息資源的開發(fā)是指對信息進行采集、加工、存儲、公開、共享、運維、安全、銷毀等過程。信息資源的應用是指將已有信息用于管理、決策、生產(chǎn)、學習以及文化娛樂等活動以實現(xiàn)信息價值的過程。在政務信息資源開發(fā)利用領域，工作重點集中在：政府信息公開；政務部門間信息的共享；支持領導決策、公共服務、政府業(yè)務效能提高；以及政務信息資源的社會化增值開發(fā)。此外，在保障環(huán)境方面的工作重點包括：加強組織協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌規(guī)劃、增加全社會對信息資源開發(fā)利用的投入、完善相關法律法規(guī)建設、加強信息資源開發(fā)利用標準體系、加快相關技術(shù)的研究與開發(fā)、營造公眾利用信息資源的良好環(huán)境、構(gòu)建和強化信息安全保障體系以及培養(yǎng)信息資源領域的人才等八個方面。
 
政務信息資源管理工作是圍繞信息資源開發(fā)利用各環(huán)節(jié)展開，具體包括針對信息資源的采集、加工、存儲、公開、共享、應用、運維、安全、銷毀等環(huán)節(jié)，開展政策制定、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌規(guī)劃、標準制定、服務、指導和監(jiān)督控制等。
 
政務信息資源管理的對象包括信息內(nèi)容、技術(shù)與設施、人員、資金。管理機制根據(jù)不同工作類型主要有：行政機制、公益機制和市場機制。在信息資源管理工作中有幾個關鍵要素，其中以架構(gòu)為主線的總體規(guī)劃是信息資源管理的關鍵；建立各級管理體制是信息資源管理的基礎；統(tǒng)一的、強制的、自上而下的法規(guī)、標準、規(guī)范是信息資源管理的必要條件；架構(gòu)技術(shù)、整合技術(shù)、內(nèi)容管理技術(shù)等信息資源管理的支撐平臺；外包服務、共享交換服務等服務是信息資源管理的保證。
二、政務信息資源目錄體系建設及應用
 
政務信息資源目錄體系是以基于元數(shù)據(jù)的科學管理方法為基礎，對信息資源的產(chǎn)生、位置、責任單位、共享范圍及更新維護方式等方面信息進行描述的信息集合。通過信息資源目錄編制工作，可以摸清本單位和部門信息資源有什么？在哪里？誰負責？做到“信息清、資源清”。并可以進一步明確部門內(nèi)部信息共享需求、跨部門信息共享需求，明確部門信息哪些可以公開應用？哪些可以在部門內(nèi)部或部門間共享？哪些是可以推動業(yè)務工作的協(xié)同，完成跨部門信息共享的任務要求。
 
為解決信息資源管理中出現(xiàn)的底數(shù)不清，數(shù)據(jù)不全，重復采集等問題，結(jié)合北京市工作編制政務信息資源目錄的工作實踐，我們提出了基于信息資源目錄的信息資源管理思路。
（一）政務信息資源采集與共享
 
政務信息資源梳理與目錄編制是避免政務信息資源重復采集和實現(xiàn)部門內(nèi)及跨部門信息共享的有效手段，為此，首先在政策法規(guī)上進行了明確，最新通過的《北京市信息化促進條例》中規(guī)定：“市信息化主管部門組織建立政務信息資源目錄，規(guī)范市和區(qū)、縣兩級行政機關采集政務信息的活動，避免重復采集政務信息資源目錄內(nèi)的信息?！逼浯卧诰唧w工作實施上確定了以部門職能、業(yè)務、信息為主線，由部門業(yè)務人員主導參加的工作思路，制定了政務信息資源梳理和目錄編制的工作范圍、工作重點、工作過程、工作要求和驗收標準等，并在開展試點的基礎上在全市市級委辦局開展了這項工作。通過該項工作，各委辦局理清了本部門信息資源的"底數(shù)"，明確了業(yè)務產(chǎn)生信息、統(tǒng)計調(diào)查信息、專項調(diào)查及分析信息等不同類型信息的采集責任，信息資源資產(chǎn)臺帳；進一步明確了本部門信息共享需求，推進了部門內(nèi)部信息共享與跨部門信息共享工作。同時，各委辦局注重與本部門實際相結(jié)合，使該項工作更加深入。
（二）政府信息公開
 
政府信息公開也是當前我國政務信息資源開發(fā)利用的工作重點。編制政府信息公開目錄，明確政府有哪些信息可以公開，這些信息在哪里，如何獲取，是公民、組織、法人依法獲取政府信息的有效手段?！吨腥A人民共和國政府信息公開條例》對此進行了明確的規(guī)定。一些市級委辦局在部門信息資源梳理的基礎上，按照條例關于信息內(nèi)容、公開程序的要求編制了政府信息公開目錄。
（三）政務信息資源的存儲、運維、安全、銷毀
 
政務信息資源的存儲、運維、安全、銷毀也是基于部門信息資源目錄的?；诓块T信息資源目錄中類別和特點，確定信息資源存儲的方式、更新運維的要求、安全等級的制定以及歸檔銷毀的方式。
（四）政務信息資源的應用
 
部門信息資源梳理和目錄編制最重要的是服務于應用。信息資源通過業(yè)務系統(tǒng)可以支撐領導決策，公共服務，政府公共效能的提高。北京市部門信息資源梳理和目錄編制的實踐重點推動了主題應用共享目錄的編制工作，具體工作方法如下。
 
由市級重大電子政務應用項目牽頭部門負責，相關單位配合，以電子政務為應用——部門職能——業(yè)務事項——信息資源為主線，深入梳理重大應用相關部門業(yè)務協(xié)同關系、業(yè)務流程、以及相關的信息資源，分析確定該項應用所需的信息內(nèi)容、共享信息的需求方與提供方等方面的內(nèi)容，編制形成該項重大應用項目的信息資源主題共享目錄，并在此基礎上，推動跨部門業(yè)務的協(xié)同和信息資源共享。目前，我們已在智能交通、城市運行管理等重大應用方面開展此項工作。
三、推動部門信息資源梳理與目錄編制的工作方法、步驟與工具
幾年來我們在北京市一些市級委辦局和區(qū)縣開展了部門信息資源梳理與目錄編制的實踐工作，具體方法、步驟及工具介紹如下。
（一）工作方法
 
通過實踐，發(fā)現(xiàn)以下幾個在工作中需要注意的問題：首先，該項工作涉及全局各業(yè)務處室及下屬事業(yè)單位，組織和協(xié)調(diào)工作較多，領導重視是成功的關鍵因素；其次，信息資源與業(yè)務緊密相關，政府部門業(yè)務十分復雜，一定要第一線的領導和業(yè)務人員參與才可能搞清楚政府的業(yè)務和數(shù)據(jù)情況，因此業(yè)務人員是主力；最后，這項工作要與各單位當前工作結(jié)合起來，用本單位相關工作啟動信息資源編目工作，用信息資源編目工作成果推動本單位其他工作加速完成或取得更大的成績，兩者互相促進，提高工作效益，只有這樣，才可能調(diào)動廣大業(yè)務人員的積極性，保證業(yè)務人員的參與熱情和參與時間。
（二）工作步驟
 
從各部門的實踐來看，部門信息資源梳理與目錄編制大致可以分為四個階段：準備階段、信息資源調(diào)查階段、信息資源目錄生成階段和驗收階段。
 
在準備階段要進行思想上、組織上的準備。思想上的準備是要提高認識，端正態(tài)度，把握項目成功的關鍵因素；組織上的準備是建立進行項目工作的組織，為避免重復采集，要充分利用已有的調(diào)查成果對調(diào)查表進行初始化。在信息資源調(diào)查階段要對全體參與此項工作的業(yè)務人員進行填報培訓；由業(yè)務人員填寫調(diào)查表或利用工具進行填報，信息化人員提供咨詢服務；業(yè)務專家和信息資源管理專家對填報質(zhì)量把關。在信息資源目錄生成階段將整理收集的調(diào)查資料，經(jīng)過縱向的逐級匯總和橫向的關聯(lián)融合，合并相同的項目，按照業(yè)務類型和業(yè)務流程，調(diào)整目錄內(nèi)容，最終形成部門業(yè)務目錄和信息資源目錄。驗收階段將根據(jù)提交的工作方案與調(diào)查表、信息資源目錄測評和驗收。
（三）工具
 
為了使政務信息資源梳理與目錄編制工作能夠規(guī)范高效進行，在工作中我們開發(fā)了資源梳理與編目工具和業(yè)務建模工具，輔助并引導業(yè)務人員進行工作。工具標準版已經(jīng)開發(fā)完成，各部門既可使用標準版開展工作，也可根據(jù)需要進行個性化定制。業(yè)務建模工具的主要功能包括業(yè)務流程圖的建立和正確性檢查，業(yè)務流程圖的模擬運行。使用業(yè)務建模工具可獲得經(jīng)過模擬、優(yōu)化的業(yè)務的流程圖。
四、案例
 
在北京市政務部門開展部門信息資源編目與應用的實施工作中，一些委辦局結(jié)合自己的情況創(chuàng)造性地開展工作，形成了不少成功的案例。
 
某局結(jié)合“基礎工作信息化，信息工作基礎化”工作要求，以部門信息資源梳理和目錄編制工作為契機，加強部門業(yè)務基礎建設。全局通過對業(yè)務和信息資源的全面梳理，明確基礎信息第一數(shù)據(jù)源的產(chǎn)生環(huán)節(jié)、業(yè)務主管部門和信息應用單位，建立相應的基礎信息第一數(shù)據(jù)源采集責任目錄，推動了本局三百多業(yè)務應用系統(tǒng)整合。
 
某局通過對全局十五個處室和全部二十一個直屬單位進行業(yè)務和信息資源梳理，并在此基礎上，根據(jù)需要，編制形成八種目錄：各處室的業(yè)務與資源目錄、匯總后全局的業(yè)務與資源目錄、信息公開目錄、跨部門信息共享目錄、市領導決策信息目錄；在此基礎上，開始從“厚到薄”的過程，凝煉出《工作人員業(yè)務工作指南》，啟動了建立本單位標準化工作體系，清晰了工作界面，規(guī)范了工作流程。
 
某局將信息資源梳理與目錄編制工作與ISO9000認證的工作合成一項工作捆綁推進，經(jīng)過嚴格細致的梳理和編目，實現(xiàn)了工作職責與目標清晰化，工作流程規(guī)范化，工作依據(jù)法律化，工作對象數(shù)量化并與ISO9000實施、檢查和考評等環(huán)節(jié)相結(jié)合，形成政府工作管理的閉環(huán)，整體提高了政府的服務水平。
 
依據(jù)部門信息資源目錄，各部門梳理出可提供給其他部門的信息以及對其他部門有需求的信息，并部分實現(xiàn)了共享交換，邁出了依托信息資源目錄實現(xiàn)跨部門信息資源共享的堅實一步。北京市通過政務信息資源梳理，強化了整個政務工作，推動了政務信息共享、公開，為實現(xiàn)政務信息資源整合奠定了基礎。
 
基于信息資源目錄的信息資源管理一定程度上為信息資源的全流程管理提供了可能。實踐表明，該方法具有一定的管理效果。但是我們必須看到，該項工作無論是理論上還是實踐上都處于起步階段，有許多問題尚待解決。

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