QMS、EMS、OHSMS三個管理體系整合的探索

隨著越來越多已經(jīng)獲得ISO9000質(zhì)量體系（QMS）認(rèn)證的組織建立和實施環(huán)境管理體系（EMS）和職業(yè)健康安全管理體系（OHSMS），并申請第三方認(rèn)證，許多組織每年不得不投入相當(dāng)大的人力、財力、時間資源維持兩個或三個管理體系的運行和認(rèn)證證書的注冊資格。自2001年以來，已經(jīng)有許多組織考慮對其兩個甚至三個管理體系進(jìn)行部分整合，以便于簡化內(nèi)部管理，提高管理效率。 本文將就QMS、EMS、OHSMS三個管理體系整合的方式方法進(jìn)行探索，提供一些建議，以便于有管理體系整合意愿的組織參考。 一、QMS、EMS、OHSMS三個管理體系整合的必要性 如果組織規(guī)定對每個管理體系進(jìn)行2次/年的內(nèi)部審核，加上認(rèn)證機(jī)構(gòu)至少1次/年的監(jiān)督審核，則一年之中組織要實施九次內(nèi)外部體系審核，即使1次/月也要占去9個月的時間，給獲得認(rèn)證的組織造成沉重的運行負(fù)擔(dān)。 如果組織的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理的主管部門不同，三個管理體系各自獨立的運行和維護(hù)，則三個管理體系實施過程中許多管理工作會發(fā)生重復(fù)，例如：培訓(xùn)計劃制定和實施、文件修改、發(fā)放和評審、記錄管理、法律法規(guī)收集和符合性評價、現(xiàn)場和作業(yè)管理、日常監(jiān)督檢查、緊急情況預(yù)防、不符合糾正、內(nèi)部審核、管理評審等，有時甚至相互矛盾，需要花費許多精力用于協(xié)調(diào)。 如果組織具有三套獨立的QMS、EMS、OHSMS文件系統(tǒng)，則現(xiàn)場文件量大，文件管理難度也大，最困難的是文件管理職能不統(tǒng)一，文件管理要求不一致，使現(xiàn)場作業(yè)人員極易混淆。 如果組織培養(yǎng)的內(nèi)審員也分成質(zhì)量、環(huán)境、安全衛(wèi)生各個專業(yè)，內(nèi)審員在日常管理中各司其責(zé)，缺乏溝通和交流，主管職能部門之間各自為政，缺乏合作和協(xié)調(diào)，則組織的內(nèi)部管理效率必將降低。 在2000年之前，由于國內(nèi)OHSMS認(rèn)證尚未開始，組織同時申請GB/T19001-2000idt，ISO90001-2000、GB/T24001-1996idtISO14001-1996、GB/T28001-2001（OHSAS18001-1999）認(rèn)證尚不可能。但自2001年開始，一些已經(jīng)具有質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系認(rèn)證資格的機(jī)構(gòu)，具備了職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證的資格，兩個甚至三個管理體系的一體化認(rèn)證成為可能。所謂一體化認(rèn)證是指認(rèn)證機(jī)構(gòu)派出一個審核組，由具備質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系雙重或三重資格的國家注冊審核員組成，通過一次審核（EMS和OHSMA一般分為兩個階段現(xiàn)場審核），就能夠給組織頒發(fā)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全兩張或三張認(rèn)證證書。組織采用這種認(rèn)證審核方式將大大節(jié)省國際標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證的人力、時間資源投入和資金消耗。 二、QMS、EMS、OHSMS三個管理體系整合的基本方法 三個管理體系的整合通常需要經(jīng)過幾個步驟，要經(jīng)歷從組織整合、文件整合、作業(yè)整合、到持續(xù)改進(jìn)整合等。然而即使是這樣也許僅僅是兩個或三個管理體系的部分整合，真正意義上的完全整合有賴于組織有關(guān)方面經(jīng)驗的積累，以及推行管理體系整合的決心和效果。 （一） 組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)的整合--組織整合 1、 組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)劃分的重新設(shè)置 三個管理體系的整合首先要從組織內(nèi)部有關(guān)管理體系的組織機(jī)構(gòu)入手。由于質(zhì)量管理體系通常沒有包含組織所有的部門，特別是與質(zhì)量管理沒有直接關(guān)系的生產(chǎn)輔助部門、后勤部門及相關(guān)現(xiàn)場，但是環(huán)境管理體系和職業(yè)健康安全管理體系必須是全員參與，即體系包括組織的全體員工和所有部門，因此，在進(jìn)行三個管理體系整合時，需要重新考慮管理體系的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置。質(zhì)量管理體系雖然不必涵蓋所有部門，但需要在整合的管理體系組織機(jī)構(gòu)圖中明確注明。 整合的管理體系的職責(zé)需要重新劃分。絕大多數(shù)組織質(zhì)量管理的歸口部門與環(huán)境、安全、衛(wèi)生管理的歸口部門不同，而相對來說質(zhì)量管理的職責(zé)劃分通常是比較全面的。在進(jìn)行三個管理體系整合時，必須將已有的質(zhì)量、環(huán)境、安全、衛(wèi)生管理職責(zé)重新整理，從管理體系整合的角度歸并組織的職責(zé)描述，尤其是應(yīng)考慮將三個體系的管理職能合并到一個主管部門，以便于統(tǒng)籌管理體系運行，減少組織因多頭管理造成的低效和內(nèi)耗。 2、 內(nèi)審員雙重或三重資格培訓(xùn)和多體系參與 內(nèi)審員是組織內(nèi)部建立、整合、維護(hù)三個管理體系的主要力量。在三個管理體系未整合之前，組織的質(zhì)量管理內(nèi)審員與安全衛(wèi)生管理內(nèi)審員幾乎不會由同一個人兼任。但是，如果組織要實現(xiàn)兩個或三個管理體系的整合，則內(nèi)審員必須具備多重資格，能夠同時參與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的運行、維護(hù)，并承擔(dān)兩個或三個管理體系的聯(lián)合內(nèi)部審核工作，以及接受外部認(rèn)證機(jī)構(gòu)的一體化審核。 3、 體系主管部門應(yīng)配置必要的人力資源 組織為了進(jìn)行三個管理體系整合，將設(shè)立三個體系的歸口主管部門，但該部門必須具有相應(yīng)的人力資源。主管部門要負(fù)責(zé)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的整合、運行，并組織應(yīng)對外部審核，因此，需要配置懂得企業(yè)管理、質(zhì)量管理、環(huán)境管理、安全管理、衛(wèi)生管理、體系和認(rèn)證管理等的有關(guān)人員，至少需要3名具有豐富的體系管理經(jīng)驗的專職人員，維持三個管理體系的日常運行和認(rèn)證資格。 （二） 文件化體系的整合--文件整合 （1） 關(guān)于管理手冊 管理手冊的主要內(nèi)容是描述有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求和組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)劃分，由于ISO9001-2000標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)形式和條款編號，與ISO14001-1996標(biāo)準(zhǔn)和OHSAS-18001標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)形式和條款編號相差很遠(yuǎn)，因此，要編寫三個管理體系統(tǒng)一的管理手冊有一定的困難。與此相反，環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的標(biāo)準(zhǔn)無論結(jié)構(gòu)、形式、條款名稱、要素編號都非常相似，完全有可能進(jìn)行整合編寫，故組織通常更容易將環(huán)境和安全管理手冊合并為一冊，而另冊編寫其質(zhì)量手冊。 如果組織希望將三個管理體系的手冊合并，則通常要以ISO9001-2000版標(biāo)準(zhǔn)為基本模式，按照PDCA循環(huán)的規(guī)律和標(biāo)準(zhǔn)各個條款的功能，插入環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)的相應(yīng)要求。但是，這樣做一定要避免在三合一管理手冊的描述中缺失有關(guān)ISO14001和OHSAS18001標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)要求。 （2） 關(guān)于程序文件 與ISO9000-1994族質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)相比，ISO9001-2000版標(biāo)準(zhǔn)更容易與環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系進(jìn)行程序文件的整合。由于經(jīng)過修訂的2000版質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，比原有1994版標(biāo)準(zhǔn)更加強(qiáng)調(diào)PDCA循環(huán)，而其明確規(guī)定需要編寫程序文件的條款已經(jīng)減少到了6個，使不同性質(zhì)的組織的質(zhì)量管理具有更加廣闊的自主空間，也為與環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的兼容提供了更大的可能性。 根據(jù)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系三個標(biāo)準(zhǔn)的要求，可以考慮編寫一?quot;質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理程序文件--管理體系程序文件。也就是將三個標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定需要建立程序文件的條款進(jìn)行整合（大約有11個條款），編寫出一套三合一程序文件。其中環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系的大部分要素（約75%）可以合寫一個程序文件，包括：法律與其他要求（4.3.2）、目標(biāo)（指標(biāo)）和管理方案（4.3.3和4.3.4）、培訓(xùn)、意識與能力（4.4.2）、協(xié)商與溝通（4.4.3）、文件和資料控制（4.4.5）、運行控制（4.4.6）、應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)（4.4.7）、記錄和記錄管理（4.5.3）、審核(4.5.4)等。不太適宜合并編寫的要素主要是：環(huán)境因素與危險源辯識、風(fēng)險評價和風(fēng)險控制策劃（4.3.1）;監(jiān)測與績效測量與監(jiān)視（4.5.1）；不符合、糾正與預(yù)防措施和事故、事件、不符合糾正和預(yù)防措施（4.5.2）三個要素。由于運行控制（4.4.6）和應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)（4.4.7）本身又是由多個程序文件組成的，基本上有30%的內(nèi)容可以合寫，因此，環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系的程序文件合寫比例在50%左右。 通常質(zhì)量管理體系的文件控制（4.2.3）與上述文件和資料控制（4.4.5）、記錄控制（4.2.4）與上述記錄和記錄管理（4.5.3）、質(zhì)量目標(biāo)（5.4.1）與上述目標(biāo)（指標(biāo)）和管理方案（4.3.3和4.3.4）、內(nèi)部溝通（5.5.3）與上述協(xié)商與溝通（4.4.3）、人力資源（6.2） 與上述培訓(xùn)、意識與能力（4.4.2）、內(nèi)部審核（8.2.2）與上述審核（4.5.4）、糾正措施（8.5.2）、預(yù)防措施（8.5.3）與上述不符合、糾正與預(yù)防措施（4.5.2）8個條款，或者說質(zhì)量管理體系中6個需要程序文件的條款，有5個可以與環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的程序文件整合編寫。此外，一些質(zhì)量管理體系涉及的現(xiàn)場管理要求也可以與環(huán)境、健康、安全的現(xiàn)場管理要求合并，例如：對于材料和化學(xué)品的儲存、堆放和標(biāo)識管理，對于供方和承包方的調(diào)查、評價和選擇管理，對于設(shè)備和設(shè)施的管理，對于儀器和儀表的校準(zhǔn)和維護(hù)管理，對于組織設(shè)計和過程更改的管理等等。因此，應(yīng)該結(jié)合本組織的實際情況，充分考慮可行性和可操作性，在組織已有的質(zhì)量管理慣例的基礎(chǔ)上，最大限度地兼容環(huán)境和職業(yè)健康安全管理要求。 （3） 關(guān)于第三層次文件 對于第三層次文件即組織的作業(yè)指導(dǎo)書或操作規(guī)程來說，由于不受必須按照要素進(jìn)行描述的約束，因此完全可以將兩個或三個管理體系的現(xiàn)場操作文件按照崗位的需要進(jìn)行合并編寫，從而大大減少了文件管理的工作量，也方便了作業(yè)現(xiàn)場的使用。 （三） 管理體系運行整合--作業(yè)整合 文件整合是作業(yè)整合的基礎(chǔ)。由于有了文件化體系的整合，就有可能將三個管理體系的運行、維護(hù)、現(xiàn)場管理活動、改進(jìn)等進(jìn)行合并--作業(yè)整合。 （1） 管理策劃的協(xié)調(diào)一致 無論是質(zhì)量目標(biāo)、職業(yè)健康安全目標(biāo)、環(huán)境目標(biāo)和指標(biāo)都需要定期更新。隨著組織的活動、產(chǎn)品、服務(wù)的變化、機(jī)構(gòu)和職責(zé)的調(diào)整、新的法律法規(guī)頒布等情況的發(fā)生，組織需要定期或不定期地更新或修訂其過程控制方法、重要環(huán)境因素、重大風(fēng)險或不可承受風(fēng)險等。為了與時俱進(jìn)，不斷適應(yīng)市場競爭的需要，組織還需要不斷地提出更高的經(jīng)營目標(biāo)，其中也包括與管理體系目標(biāo)有關(guān)的內(nèi)容，例如：原輔材料消耗定額、不合格品率、重大工傷事故發(fā)生率、重大交通事故發(fā)生率、重大財產(chǎn)損失率、勞動生產(chǎn)率等，三個管理體系的整合應(yīng)體現(xiàn)在管理體系策劃（方針、目標(biāo)、管理對象）的協(xié)調(diào)一致，以及與組織經(jīng)營目標(biāo)的協(xié)調(diào)一致。 （2） 三個管理體系運行和維護(hù)同步實施 管理體系的運行和維護(hù)通常包括：培訓(xùn)、日常運行、監(jiān)視和測量、不符合糾正和預(yù)防措施、內(nèi)部審核、管理評審、文件修改、一體化監(jiān)督審核等內(nèi)容。作業(yè)整合就是將三個管理體系的上述各個過程同步實施，以簡化組織內(nèi)部管理的步驟，減少三個管理體系維護(hù)的人力、時間、資金等資源投入。 （3） 持續(xù)改進(jìn)共同提高 持續(xù)改進(jìn)是三個管理體系提出的要求，也是組織內(nèi)部管理和自我發(fā)展追求的目標(biāo)。國際標(biāo)準(zhǔn)中持續(xù)改進(jìn)的含義是：通過改進(jìn)和強(qiáng)化管理體系達(dá)到提高組織各種績效的目的。因此，三個管理體系達(dá)到渾然一體。 總之，三個管理體系的整合需要從部分整合向全面整合發(fā)展，它不僅僅是管理體系文件的整合，也不是簡單的管理職責(zé)合并。管理體系整合的目的是全面提升組織的內(nèi)部管理水平，通過提高管理效率達(dá)到提高經(jīng)濟(jì)效益的最終目的。

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