一、“采購信息”的理解

信息是指有意義的數(shù)據(jù)。采購信息是指擬采購產(chǎn)品的采購要求的信息，通常可以用采購文件的形式提供適宜的采購信息。
ISO 9001：1994標(biāo)準(zhǔn)的4.6.3提出，“采購文件應(yīng)清楚地說明訂購產(chǎn)品的資料”，接著詳細(xì)而明確地說明這些采購資料可包括a)至c)三個方面的內(nèi)容。在b)中，除包括“規(guī)范、圖樣、過程要求、檢驗規(guī)程”外，還包括“其他有關(guān)技術(shù)資料（產(chǎn)品、程序、過程設(shè)備和人員的認(rèn)可或鑒定要求）”。如果將4.6.3b)中的“過程要求”和其括號內(nèi)的要求與ISO 9001：2000標(biāo)準(zhǔn)7.4.2中a)和b)的要求對照，就可以發(fā)現(xiàn)它們的要求 是基本相同的。
因此，ISO 9001：2000標(biāo)準(zhǔn)7.4.2“采購信息應(yīng)表述擬采購的產(chǎn)品”的表述雖然很概括，但其內(nèi)涵應(yīng)包括ISO 9001：1994的4.6.3中a)和b)的基本采購要求。如果采購文件沒有擬采購的產(chǎn)品名稱、型號、規(guī)格、等級，以及適用版本的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范、驗收依據(jù)和圖樣的名稱、編號等基本停息，是無法實現(xiàn)采購的。
ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)的7.4.2規(guī)定，采購信息在“適當(dāng)時包括……”這個“適當(dāng)時”是指采購信息中除上述基本采購要求之外，組織根據(jù)其最終產(chǎn)品的重要性和復(fù)雜性，以及某些特寫采購品（含外包服務(wù)）對構(gòu)成其最終產(chǎn)品的影響程度和風(fēng)險的大小，可向供方提出以下六項質(zhì)量保證和質(zhì)量控制方面的特別采購要求（可以是全部或部分）。對于這些特別要求，可以采用技術(shù)協(xié)議或合同特別條款的形式與供方溝通。
1、產(chǎn)品的批準(zhǔn)要求。
產(chǎn)品的批準(zhǔn)要求主要指就采購產(chǎn)品出廠放行，對供方提出的應(yīng)由組織（或組織的顧客）進(jìn)行批準(zhǔn)的要求。有時也可指供方因生產(chǎn)急需，來不及而緊急放行使用組織特定的原材料或組、部件時，應(yīng)征得組織的同意。組織可采取向供方派出常駐或流動質(zhì)量驗收代表的方式，采用驗收、試驗和檢查等難或確認(rèn)的方法，待確認(rèn)合格同意讓步接收后方準(zhǔn)予產(chǎn)品出廠發(fā)運。組織應(yīng)采購信息中明確哪些采購品的出廠放行需進(jìn)行控制。
2、對程序的批準(zhǔn)要求。
這里的“程序”主要指供方提交產(chǎn)品過程的途徑或方法。在供方提交特定產(chǎn)品過程的程序中，還應(yīng)由組織參與控制和確認(rèn)，這些提交過程可包括樣品/試生產(chǎn)/批生產(chǎn)的放行、產(chǎn)品出廠放行和讓步接收后放行。應(yīng)采購?fù)Ｏ⒅忻鞔_組織在供方進(jìn)行驗證驗收的安排和放行的方式方法質(zhì)量爭端的解決辦法等。供方也應(yīng)把組織對產(chǎn)品旅行的批準(zhǔn)要求納入自己的質(zhì)量管理體系文件，以確保顧客滿意。
3、對過程的批準(zhǔn)要求。
這主要指對供方生產(chǎn)或服務(wù)提供過程的工藝或過程能力方面的批準(zhǔn)要求。通常，這些過程是那些對組織特定的采購產(chǎn)品質(zhì)量形成有重大影響的某些關(guān)鍵過程或特殊過程。在采購信息中，組織應(yīng)明確供方關(guān)鍵、特殊過程的工藝或過程能力，以及需采取何種方式方法進(jìn)行評審和確認(rèn)，或供方的某種關(guān)鍵原材料的組成和關(guān)鍵工藝實施重大更改時組織應(yīng)對其影響特定采購產(chǎn)品的程度進(jìn)行現(xiàn)場評審和認(rèn)定。
4、對設(shè)備的批準(zhǔn)要求。
這是指對供方的生產(chǎn)和服務(wù)提供過程使用的某種設(shè)備的批準(zhǔn)要求，即組織灰了確保特定采購品的質(zhì)量對供方某些關(guān)鍵、特殊過程的某種關(guān)鍵設(shè)備（含檢測設(shè)備）的配備或其能力提出的認(rèn)定要求。比如，要求供方采用某型號的數(shù)控機床加工，或要求供方提供某種專用檢測設(shè)備的技術(shù)資料，以確認(rèn)其功能是否適宜。
5、對人員資格的要求。
這是指對供方生產(chǎn)和服務(wù)提供過程的人員的資格鑒定要求，即證實人員是否有能力滿足上崗的資格要求，一般指關(guān)鍵、特殊過程的某類操作人員。例如，委托檢測時，要求外包方講師檢定人員的資格應(yīng)經(jīng)政府授權(quán)部門培訓(xùn)并取得該種檢測項目的資格證書，或供方特種焊接過程的焊工應(yīng)取得相應(yīng)特種作業(yè)人員的資格證書。
6、對質(zhì)量管理體系的要求。
這是指對供方質(zhì)量管理體系的要求，如要求供方應(yīng)經(jīng)第二方審核合格或/和取得第三方體系或產(chǎn)品認(rèn)證證書。

二、“采購信息”要求的實踐

采購信息在有形產(chǎn)品中的表述形式有哪些呢？按現(xiàn)行宣貫教材的解釋，其形式可以是合同、訂單、技術(shù)協(xié)議、詢價單、采購計劃等采購文件。筆者認(rèn)為，只要這些采購文件中包含了7.4.2條款規(guī)定的適用內(nèi)容，就滿足標(biāo)準(zhǔn)的要求。
在上述形式的采購文件中，數(shù)量、供貨進(jìn)度、價格等是經(jīng)常變動的，而在質(zhì)量方面對產(chǎn)品采購的要求（即對采購信息的要求）是基本不變的。因此，在實踐中可以按對最終產(chǎn)品的影響程度和出現(xiàn)重大問題后的風(fēng)險大小，將外購產(chǎn)品分為A、B、C三類。對A、B類以《采購指導(dǎo)文件》的形式，將7.4.2條款要求的適用部分相對固定下來，如可設(shè)產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號或等級、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)編號及版本號、驗收依據(jù)和其他質(zhì)量保證要求等欄目。對《采購指導(dǎo)文件》，應(yīng)當(dāng)按4.2.3“文件控制”的要求進(jìn)行如下管理。
1、對確保采購要求是充分和適宜的，采購指導(dǎo)文件要經(jīng)技術(shù)、檢驗、質(zhì)量、使用等部門會簽；經(jīng)修改定稿后，由供應(yīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審定和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、將經(jīng)審批的采購指導(dǎo)文件復(fù)制度編號后，登記發(fā)放到相關(guān)采購業(yè)務(wù)科室，抄送有關(guān)管理部門。
3、應(yīng)對采購指導(dǎo)文件進(jìn)行動態(tài)管理：
（1）當(dāng)需要增加外購品的種類或引用的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范已修訂并頒發(fā)新版本時，應(yīng)對原采購指導(dǎo)文件進(jìn)行及時更改。更改應(yīng)辦理相應(yīng)的會簽和審批手續(xù)。
（2）經(jīng)多次更改的采購指導(dǎo)文件，應(yīng)當(dāng)換版、復(fù)制并編號后登記發(fā)放。收回的舊版文件經(jīng)審批后予以銷毀，需留存的要加蓋“作廢”和“保留資料”印章。
供應(yīng)部門可依據(jù)《采購指導(dǎo)文件》、《合格供方名單》及各使用部門的用料計劃，編制組織的采購計劃或/和技術(shù)協(xié)議，由采購人員據(jù)此與供方簽訂合同。這些計劃、合同或協(xié)議在與供方溝通前，應(yīng)由責(zé)任人員審批采購要求的符合性（即符合采購指導(dǎo)文件和合格要求）、充分性與適宜性。