一、“采購信息”的理解

信息是指有意義的數據。采購信息是指擬采購產品的采購要求的信息，通?？梢杂貌少徫募男问教峁┻m宜的采購信息。
ISO 9001：1994標準的4.6.3提出，“采購文件應清楚地說明訂購產品的資料”，接著詳細而明確地說明這些采購資料可包括a)至c)三個方面的內容。在b)中，除包括“規(guī)范、圖樣、過程要求、檢驗規(guī)程”外，還包括“其他有關技術資料（產品、程序、過程設備和人員的認可或鑒定要求）”。如果將4.6.3b)中的“過程要求”和其括號內的要求與ISO 9001：2000標準7.4.2中a)和b)的要求對照，就可以發(fā)現它們的要求 是基本相同的。
因此，ISO 9001：2000標準7.4.2“采購信息應表述擬采購的產品”的表述雖然很概括，但其內涵應包括ISO 9001：1994的4.6.3中a)和b)的基本采購要求。如果采購文件沒有擬采購的產品名稱、型號、規(guī)格、等級，以及適用版本的產品標準或規(guī)范、驗收依據和圖樣的名稱、編號等基本停息，是無法實現采購的。
ISO9001：2000標準的7.4.2規(guī)定，采購信息在“適當時包括……”這個“適當時”是指采購信息中除上述基本采購要求之外，組織根據其最終產品的重要性和復雜性，以及某些特寫采購品（含外包服務）對構成其最終產品的影響程度和風險的大小，可向供方提出以下六項質量保證和質量控制方面的特別采購要求（可以是全部或部分）。對于這些特別要求，可以采用技術協議或合同特別條款的形式與供方溝通。
1、產品的批準要求。
產品的批準要求主要指就采購產品出廠放行，對供方提出的應由組織（或組織的顧客）進行批準的要求。有時也可指供方因生產急需，來不及而緊急放行使用組織特定的原材料或組、部件時，應征得組織的同意。組織可采取向供方派出常駐或流動質量驗收代表的方式，采用驗收、試驗和檢查等難或確認的方法，待確認合格同意讓步接收后方準予產品出廠發(fā)運。組織應采購信息中明確哪些采購品的出廠放行需進行控制。
2、對程序的批準要求。
這里的“程序”主要指供方提交產品過程的途徑或方法。在供方提交特定產品過程的程序中，還應由組織參與控制和確認，這些提交過程可包括樣品/試生產/批生產的放行、產品出廠放行和讓步接收后放行。應采購停息中明確組織在供方進行驗證驗收的安排和放行的方式方法質量爭端的解決辦法等。供方也應把組織對產品旅行的批準要求納入自己的質量管理體系文件，以確保顧客滿意。
3、對過程的批準要求。
這主要指對供方生產或服務提供過程的工藝或過程能力方面的批準要求。通常，這些過程是那些對組織特定的采購產品質量形成有重大影響的某些關鍵過程或特殊過程。在采購信息中，組織應明確供方關鍵、特殊過程的工藝或過程能力，以及需采取何種方式方法進行評審和確認，或供方的某種關鍵原材料的組成和關鍵工藝實施重大更改時組織應對其影響特定采購產品的程度進行現場評審和認定。
4、對設備的批準要求。
這是指對供方的生產和服務提供過程使用的某種設備的批準要求，即組織灰了確保特定采購品的質量對供方某些關鍵、特殊過程的某種關鍵設備（含檢測設備）的配備或其能力提出的認定要求。比如，要求供方采用某型號的數控機床加工，或要求供方提供某種專用檢測設備的技術資料，以確認其功能是否適宜。
5、對人員資格的要求。
這是指對供方生產和服務提供過程的人員的資格鑒定要求，即證實人員是否有能力滿足上崗的資格要求，一般指關鍵、特殊過程的某類操作人員。例如，委托檢測時，要求外包方講師檢定人員的資格應經政府授權部門培訓并取得該種檢測項目的資格證書，或供方特種焊接過程的焊工應取得相應特種作業(yè)人員的資格證書。
6、對質量管理體系的要求。
這是指對供方質量管理體系的要求，如要求供方應經第二方審核合格或/和取得第三方體系或產品認證證書。

二、“采購信息”要求的實踐

采購信息在有形產品中的表述形式有哪些呢？按現行宣貫教材的解釋，其形式可以是合同、訂單、技術協議、詢價單、采購計劃等采購文件。筆者認為，只要這些采購文件中包含了7.4.2條款規(guī)定的適用內容，就滿足標準的要求。
在上述形式的采購文件中，數量、供貨進度、價格等是經常變動的，而在質量方面對產品采購的要求（即對采購信息的要求）是基本不變的。因此，在實踐中可以按對最終產品的影響程度和出現重大問題后的風險大小，將外購產品分為A、B、C三類。對A、B類以《采購指導文件》的形式，將7.4.2條款要求的適用部分相對固定下來，如可設產品名稱、規(guī)格型號或等級、產品標準編號及版本號、驗收依據和其他質量保證要求等欄目。對《采購指導文件》，應當按4.2.3“文件控制”的要求進行如下管理。
1、對確保采購要求是充分和適宜的，采購指導文件要經技術、檢驗、質量、使用等部門會簽；經修改定稿后，由供應部門領導審定和主管領導批準。
2、將經審批的采購指導文件復制度編號后，登記發(fā)放到相關采購業(yè)務科室，抄送有關管理部門。
3、應對采購指導文件進行動態(tài)管理：
（1）當需要增加外購品的種類或引用的標準、規(guī)程、規(guī)范已修訂并頒發(fā)新版本時，應對原采購指導文件進行及時更改。更改應辦理相應的會簽和審批手續(xù)。
（2）經多次更改的采購指導文件，應當換版、復制并編號后登記發(fā)放。收回的舊版文件經審批后予以銷毀，需留存的要加蓋“作廢”和“保留資料”印章。
供應部門可依據《采購指導文件》、《合格供方名單》及各使用部門的用料計劃，編制組織的采購計劃或/和技術協議，由采購人員據此與供方簽訂合同。這些計劃、合同或協議在與供方溝通前，應由責任人員審批采購要求的符合性（即符合采購指導文件和合格要求）、充分性與適宜性。