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采購信息及管理

來源：　時間：2011-11-08 13:45　點擊：

     GB／T 19001-2000標準第7.4.2條款對采購信息提出了下述要求：采購信息應表述擬采購的產(chǎn)品，適當時包括產(chǎn)品、程序、過程和設備的批準要求；人員資格的要求；質(zhì)量管理體系的要求。在與供方溝通前，組織應確保所規(guī)定的采購要求是充分與適宜的。
　　只有正確理解上述要求，才能確保采購信息準確適宜，保障采購質(zhì)量符合規(guī)定的要求。
　　一、什么是采購信息
　　所謂采購信息，可理解為采購所需的指令，即針對具體的采購對象提出具體的采購要求。
以制造業(yè)為例，原材料的采購信息一般涉及產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、單位產(chǎn)品用量、技術標準，而專用零部件的采購信息可能還會涉及產(chǎn)品圖樣或技術要求、生產(chǎn)能力、過程能力、檢驗試驗能力和必要時對質(zhì)量管理體系的要求等。對于軍工制造業(yè)，往往還要提出對加工制作程序（即工藝文件）的批準要求、關鍵／特殊過程的確認要求、產(chǎn)品的批準要求 （如設置質(zhì)量停止點的批準及產(chǎn)品放行的批準）等。對于醫(yī)院，時常會外聘專家對疑難病癥進行會診。這種活動當屬典型的采購行為，應當規(guī)定外聘專家所在醫(yī)院的級別和個人的資格、資歷等。
　　由于采購對象繁雜，不能一一表述?，F(xiàn)以表一列出部分典型組織的典型采購活動所涉及的采購信息，以供參考。
　　表一 典型組織的典型采購活動所涉及的采購信息

采購對象	可能涉及的主要采購信息
	購買	專用零部件（一般制造業(yè)）	產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品圖樣或技術要求、生產(chǎn)能力、過程能力、監(jiān)視和測量能力、質(zhì)量管理體系要求等。
	專用零部件（軍工制造業(yè)）	工藝流程及工藝文件的批準要求，過程的確認要求，產(chǎn)品放行（含質(zhì)量停止點）的批準要求，外加一般制造業(yè)的要求。
工序（如熱處理、機加工）	圖樣／規(guī)范／技術要求、設備能力、過程能力等。
設計	單位資質(zhì)、人員資格、設計程序等。
檢驗試驗	檢驗試驗項目，人員，檢驗、試驗規(guī)范，以及設備、環(huán)境要求等。
施工隊伍	單位資質(zhì)要求、人員及設備要求。
專家（如會診）	人員資格、資歷及能力要求。
兼職教師	人員資格、資歷及能力要求。
注：除制造業(yè)外，僅列舉了一種具有特色的采購活動，并非全部。

    從表一可以看出，不同類型的組織、不同的采購對象，其采購信息的內(nèi)容有很大的差別。擬定采購信息時，應根據(jù)具體的采購對象進行認真的分析和策劃，以確保采購信息充分、適宜。
　　二、采購信息的作用
　　1.組織評價和選擇供方的重要依據(jù)
　　7.4.1條款規(guī)定："組織應根據(jù)供方按組織的要求提供產(chǎn)品的能力評價和選擇供方。應
制定選擇、評價和重新評價的準則。"這里的"要求"和"能力"應是對產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力、過程能力、設備及人員等要求。這些"要求"和"能力"應具體、充分和適宜，能夠為制定選擇、評價和重新評價供方的準則提供依據(jù)，為實施選擇評價和重新評價供方的活動提供依據(jù)。
　　2.組織編制采購文件的依據(jù)
　　在采購計劃、采購合同、質(zhì)量保證協(xié)議等采購文件中，很多內(nèi)容均來自采購信息，如采購計劃中的采購數(shù)量是根據(jù)生產(chǎn)計劃與采購信息中的單元產(chǎn)品用量計算出來的，采購合同中的產(chǎn)品質(zhì)量所依據(jù)的標準來自采購信息，與供方簽訂的質(zhì)量保證協(xié)議中的產(chǎn)品質(zhì)量要求、圖樣、規(guī)范、過程能力及質(zhì)量管理體系要求等均是依據(jù)采購信息提出的。
　　3.供方按組織要求提供產(chǎn)品和服務的依據(jù)
　　充分適宜的采購信息可以向供方傳達組織的要求，使供方按照這些要求完善其管理和必備條件，以保證按要求提供產(chǎn)品和服務。
　　三、采購信息的管理
　　一般情況下，采購信息需要承載媒體。這就形成了文件。既然是文件，就應按文件控制程序?qū)ζ溥M行審批、發(fā)放和更新控制。
　　審批的重點是采購信息的充分性與適宜性。采購信息不僅要發(fā)放到組織的相關部門或人員，還應傳遞到相關供方。隨著產(chǎn)品標準的更新，以及新工藝、新材料、新技術的應用，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的變化、產(chǎn)品質(zhì)量要求的提升等，必須及時進行采購信息的修訂和更新，以確保采購質(zhì)量滿足組織的要求。

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