對(duì)4.1“總要求”的審核

    對(duì)4.1“總要求”的審核是ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)（下稱(chēng)標(biāo)準(zhǔn)）審核的難點(diǎn)之一。為了使審核取得較理想的效果，首先要清楚4.1條款的含義和作用。4.1條款對(duì)質(zhì)量管理體系大的過(guò)程和關(guān)系作了總體描述，是建立和實(shí)施只倆功能管理體系的總要求和原則，也是八是八項(xiàng)質(zhì)量管理原則之一“管理的系統(tǒng)方法”的具體體現(xiàn)。標(biāo)準(zhǔn)5至8章對(duì)4.1條款起著支持作用，4.1條款是對(duì)標(biāo)準(zhǔn)全部要求的抽象概括。因此，如果審核員發(fā)現(xiàn)受審核方對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的全部要求均能滿(mǎn)足（包括文件、外包過(guò)程的控制），就沒(méi)有理由懷疑不滿(mǎn)足4.1條款的要求。換言之，如果組織滿(mǎn)足了5至8章的要求，就一定會(huì)滿(mǎn)足4.1條款的要求。
   也許有人要問(wèn)，當(dāng)審核完標(biāo)準(zhǔn)5至8章后，再對(duì)4.1條款進(jìn)行審核不是多余嗎？筆者認(rèn)為，4.1條款和5至8章是一個(gè)問(wèn)題的兩個(gè)方面，前者著眼于宏觀(guān)，后者針對(duì)具體要求；如果沒(méi)有前者宏觀(guān)指導(dǎo)，后者的尺度就難以把握。如同審核員對(duì)8.2.2條款進(jìn)行審核時(shí)，不但要檢查受審核方的內(nèi)審日程安排、檢查清單、不符合報(bào)告，還要了解內(nèi)審目的、內(nèi)審結(jié)論，才能對(duì)內(nèi)審的情況有全面、清楚的認(rèn)識(shí)。4.1條款為建立、實(shí)施和評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系提供了總體結(jié)構(gòu)，通過(guò)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)4.1條款的審核，可以使審核員和受審核方從更高的角度認(rèn)識(shí)、把握5至8章的具體要求。
   如果在未得到受審核方是否滿(mǎn)足標(biāo)準(zhǔn)5至8章要求的情況下，得出組織是否符合4.1條款要求的情況下，得出組織是否符合4.1條款要求的結(jié)論是不可思議的。因此，審核組長(zhǎng)在編寫(xiě)審核計(jì)劃時(shí)，如果把審核4.1條款放在對(duì)5至8章的審核之前，就與“管理的系統(tǒng)方法”和“基于事實(shí)的決策方法”原則相抵觸，無(wú)法使審核過(guò)程增值，也無(wú)助于審核效率的提高。因此，不能簡(jiǎn)單地將審核順序看成只是審核時(shí)間調(diào)整或?qū)徍思记傻膯?wèn)題。
   對(duì)4.1條款審核的一般做法是，審核員向受審核方的最高管理者提出與4.1條款有關(guān)的問(wèn)題，并記錄他們的回答就算完成審核。筆者認(rèn)為，這樣收集的信息能否作為客觀(guān)證據(jù)令人懷疑。如何認(rèn)定審核員獲得的證據(jù)是客觀(guān)的呢？最重要的是證據(jù)應(yīng)經(jīng)得起推敲，令人信服，即“證據(jù)確鑿”。將最高管理者的口頭描述作為客觀(guān)證據(jù)，其說(shuō)服力不足。
  如果把對(duì)4.1條款的審核放在5至8章審核之后進(jìn)行，情況就會(huì)有根本的不同。
  那么，對(duì)受審核方最高管理層進(jìn)行審核，是否就是獲得滿(mǎn)足4.1條款要求的惟一渠道呢？從前面的分析可以看出，對(duì)4.1條款的審核是抽象和概括的，不是根據(jù)幾條、幾十條客觀(guān)證據(jù)就可以做出準(zhǔn)確的結(jié)論，必須在完成5至8章審核的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)綜合分析才能完成。就是說(shuō)，對(duì)4.1條款的審核只是間接的審核，其客觀(guān)證據(jù)的獲得也是間接的。因此，與其說(shuō)對(duì)4.1條款進(jìn)行審核，不如說(shuō)對(duì)4.1條款進(jìn)行評(píng)價(jià)更為確切。
   由此，可以做出了一個(gè)大膽的推斷：對(duì)4.1條款的審核可以在沒(méi)有受審核方在場(chǎng)的情況下進(jìn)行，或不必與受審核方最高管理層或其他管理人員面對(duì)面進(jìn)行。這樣做，并不表明4.1條款沒(méi)有審核對(duì)象，其審核對(duì)象就是對(duì)5至8章進(jìn)行審核后獲得的客觀(guān)證據(jù)（如需要，受審核方的人員也可以在場(chǎng)，但不起主要作用）。所以，對(duì)4.1條款的審核類(lèi)似于現(xiàn)場(chǎng)審核前對(duì)質(zhì)量管理體系文件的審查。所不同的是，前者的目的是確認(rèn)文件的內(nèi)容是否與標(biāo)準(zhǔn)的要求相符合，后者是對(duì)作為客觀(guān)證據(jù)的文件和記錄進(jìn)行綜合分析、研究，從而對(duì)受審核方的質(zhì)量管理體現(xiàn)是否符合4.1條款的要求作出準(zhǔn)確的判斷。

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