管理者代表：
1. 清楚自己在質(zhì)量管理體系中的職責和公司質(zhì)量管理體系覆蓋的過程及含蓋的認證產(chǎn)品范圍
2. 制作歡迎標語：建議"熱烈歡迎審核員蒞臨指導(dǎo)"懸掛與長門口
3. 打印公司管理層名單一覽表，以備認證審核用
4. 外審前一天組織相關(guān)部門負責人對公司進行衛(wèi)生大檢查，包括各部門辦公室、生產(chǎn)現(xiàn)場的物品擺放、文件管理等。
5. 策劃審核員的接送、生活安排工作并指定審核陪同人員，多少以認證公司的審核計劃分組情況為準，陪同人員最好是熟悉公司的業(yè)務(wù)及質(zhì)量管理體系運行情況的人員。
6. 準備質(zhì)量手冊、程序文件，份數(shù)以認證公司參加審核的審核員人數(shù)為準。
7. 請準備好審核員辦公的地方和中午休息的地方。
8. 確保公司參加審核首末次會議的人員準時到場，至少應(yīng)提前比審核員到場，并帶好筆和本，嚴禁有遲到現(xiàn)象。
9. 確保公司參加審核首末次會議的人員要穿戴干凈整齊
10. 認證審核前建議由管理者代表組織召開動員大會，一是方便各相關(guān)部門作好充分準備，二是消除大家的緊張感和壓力。
11. 對認證公司的審核計劃進行確認和反饋，若對計劃有異議或疑義請?zhí)崆芭c認證公司溝通協(xié)調(diào)
12. 確保各相關(guān)職能部門負責人審核期間都能夠在場，工作正常運轉(zhuǎn)
13. 認證審核前建議由管理者代表對各相關(guān)職能部門的文件管理情況組織一次抽樣檢查，以防作廢或無效文件在現(xiàn)場流通使用。
14. 組織好審核首末次會議的拍照工作以及審核完畢領(lǐng)導(dǎo)層與審核員的合影。
被審核要點：
4.1/4.2.2/5.3/5.4.2/5.5.2/5.6/8.2.3/8.5.1
備注：一般情況下，最高管理者和管理者代表放在一起審核。

各相關(guān)職能部門：
1. 組織本部門人員在外審前再次熟悉與本部門工作有關(guān)的文件，尤其質(zhì)量方針、質(zhì)量目標
2. 熟悉本部門在質(zhì)量管理體系中的主要職責
3. 組織好本部門要參加審核首末次會議的人員準時到場、穿戴干凈整齊。
4. 外審前要組織本部門人員搞好部門衛(wèi)生包括文件整理，尤其生產(chǎn)現(xiàn)場如生產(chǎn)設(shè)備表面、掛放的文件要干凈掛放端正、物品擺放要整齊、標識正確。
5. 文件整理：從現(xiàn)場撤除無效文件，以防誤用；對有效文件進行整理、分類標識歸檔，存放與易查找到的地方包括對記錄的管理。
6. 對保留的有效文件編制一份清單/目錄，以便查找。
7. 審核時各部門最好指定一名熟悉本部門文件管理的人員協(xié)助被審人員查找文件。
8. 審核過程中回答問題應(yīng)以文件為主，以記錄做證據(jù)，千萬不可亂說、東拉西扯，若聽不懂時，可以請審核員再重復(fù)一遍，千萬不可不懂裝懂，亂回答。
9. 回答問題時，只說自己的工作，最好不要說他人的工作。
10. 審核過程中提供證據(jù)時，審核員要什么提供什么，不可亂提供。
11. 尋找證據(jù)時要達到快、準之效果。
12. 對于沒有做好的地方，千萬不要和審核員爭吵，此時可以虛心請教或私下向其請教。
被審核要點：
職能分配表中與自己部門相關(guān)的主要過程即歸口過程
一些通用過程如4.2.3/4.2.4/8.4/8.5.2/8.5.3

陪同人員職責：
1. 帶領(lǐng)審核員到各部門進行審核，向被審部門負責人和審核員相互介紹。
2. 每一個部門審核完畢，應(yīng)事先通知下一個，可以將審核員的審核特點告訴下一個部門，確保其作好充分準備。
3. 審核員參觀現(xiàn)場時，向?qū)徍藛T介紹廠里情況。
4. 負責審核過程中審核員的茶水問題。
5. 負責審核員和受審部門之間有爭議時的協(xié)調(diào)工作
6. 熟悉公司的業(yè)務(wù)運作
7. 熟悉公司的質(zhì)量管理體系運作情況
8. 熟悉各相關(guān)職能部門在質(zhì)量管理體系中的主要職能

審核員審核特點：
1. 開始正式審核前，一般情況下會讓您先介紹貴部門的職責（注：此時已經(jīng)開始正式審核，只是以另外方式探路）
2. 提問過程中一般情況很少用"是否"字眼提問，通常以開放式提問問題：如您是如何……；請問當產(chǎn)生不合格品時您如何處理？或請問您何時填寫顧客投訴處理單？ 或請問您何時開展管理評審？等等，即遵循5W（誰Who何時When何地Where為什么Why要做什么事What）1H（如何做How）,方便其搜集證據(jù)
3. 一般情況下，高水平的審核員會從您的答話中抓審核證據(jù)或線索。
4. 審核過程中不會告訴您做的效果如何即不會做任何評價。
認證審核流程：